PRATIQUES - autres thèmes - Recrutement.1.

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2. LA FICHE DE FONCTION

La première étape indispensable d'un recrutement est de mettre noir sur blanc les caractéristiques du poste à pourvoir et du profil du candidat que l'on cherche.

Cette première étape qui peut paraître évidente présente de nombreux intérêts :
- faire le point sur un poste et son évolution
- faciliter la sélection future des candidats grâce à des critères précis et "réfléchis"
- favoriser l'échange et la réflexion commune d'une équipe quand plusieurs personnes sont concernées par un recrutement...

La fiche de fonction va regrouper les informations concernant le contexte du poste, ses caractéristiques, et le profil recherché.

2.1 - Contexte général

Présentation de l'association : historique, types de programmes et caractéristiques, financements, partenaires...

Présentation de l'équipe : sur le programme concerné, sur les autres programmes...

2.2 - Définition de poste

- Raison d'être du recrutement (création, remplacement...)

- Intitulé du poste

- Missions du poste
- principales
- secondaires

- Relations hiérarchiques
- rattachement hiérarchique
- personnel à encadrer (en direct, à distance)

- Relations fonctionnelles
- en interne (collaborateurs avec lesquels le titulaire est amené à travailler)
- en externe (collaboration extérieure avec d'autres ONG, les pouvoirs publics locaux...)

- Localisation du poste
- localisation principale
- déplacements à prévoir (fréquence, lieux...)

- Horaires de travail

- Éléments de rémunération
- Statut et type de contrat
- montant de l'indemnité
- autres avantages

- Évolution du poste (à court, moyen, long terme)

- Avantages et inconvénients (ou difficultés) spécifiques au poste
- avantages : par exemple : intérêt du programme, localisation du poste, notoriété et importance de l'association...
- inconvénients : par exemple : localisation du poste, rémunération...

2.3 - Profil recherché

Une fois les données du poste clairement précisées, une définition du profil peut être effectuée.
A cette étape de la fiche de fonction, il est important de réfléchir à chacun des critères et surtout de les hiérarchiser : on ne peut tout avoir !

Décider que tel ou tel critère est " indifférent " doit être le fruit d'une réflexion et non d'une absence de décision. Par exemple en ce qui concerne l'âge, un minimum peut être nécessaire compte tenu de l'expérience recherchée, de la composition de l'équipe à encadrer...
Dans d'autres cas, l'âge est effectivement indifférent et il serait dommage d'éliminer des candidatures intéressantes sur ce critère (il peut en exister d'autres plus pertinents !).

Voici, à titre indicatif, quelques critères :

- Âge

- Nationalité

- Sexe (dans certains cas, on peut avoir une préférence, mais en France il est interdit de le faire figurer sur l'annonce..)

- Formation
- niveau (ex : Bac + 2)
- généraliste, spécialisée et/ou complémentaire

- Expérience professionnelle
- secteur
- type de poste occupé
- durée
- responsabilités...

- Compétences " techniques " spécifiques
- compétences particulières (par exemple informatique, langues...)
- connaissance de tel type de programme...

- Vie familiale

- Vie extra-professionnelle

- Rémunération

- Personnalité : critères recherchés (par exemple : adaptabilité, autonomie, esprit d'équipe, diplomatie, qualités d'organisation, hauteur de vue...)

3.1 - Candidatures par annonces

Les annonces dans la presse permettent d'obtenir rapidement des candidatures de gens souvent en recherche active donc disponibles, mais ne concernent que ceux qui la lisent (on peut éventuellement compter un peu sur le bouche à oreille...).

L'objectif de l'annonce sera de susciter les candidatures les plus " ciblées " possible, et éventuellement de renforcer l'image de l'association.

A - Choix du support

Il sera fonction :
- de l'adéquation entre le profil recherché (généraliste ou spécialiste) et les caractéristiques du lectorat du support
- des délais de parution, des tarifs...
- de la localisation du poste (capitale ou zone rurale)
Il peut être intéressant parfois de grouper plusieurs postes sur une même annonce (possible dans le cas de supports généralistes), mais en règle générale les rendements sont moins bons...

En cas d'annonces dans plusieurs supports différents, il est important que les parutions soient simultanées afin de faire une sélection plus homogène et de ne pas faire attendre trop longtemps les candidats qui se déclarent les premiers.

B - Rédaction de l'annonce

Il faut :
- choisir entre une annonce anonyme (le nom d'Inter Aide ne figure pas sur l'annonce) et une annonce " en clair " avec le nom d'Inter Aide
- attirer l'attention (c'est l'intitulé du poste qui est le plus important), mais ne pas " survendre " le poste
- informer, en construisant l'annonce : contexte, poste, profil et critères de sélection
(être le plus précis possible).

L'objectif est de rédiger l'annonce de la manière la plus " juste " possible en attirant les bons candidats et en évitant les mauvais (cela a un coût au niveau de la gestion !).
Celle-ci doit être honnête, informative et attractive. Un exemple (fichier word).

3.2 - Candidatures spontanées et candidatures en fichier

Les candidatures spontanées sont d'autant plus nombreuses que l'association est connue (a fortiori reconnue).

L'avantage est que ces candidatures émanent le plus souvent de gens motivés (puisqu'ils ont fait une démarche volontaire et spontanée vis à vis de l'association).
La difficulté est de " traiter " ces candidatures et de pouvoir les utiliser au moment où un poste correspondant au profil est à pourvoir.
Cela nécessite une organisation adaptée afin d'avoir un fichier classé et à jour...
On peut néanmoins essayer de conserver les C.V. spontanés de manière très sélective, classés par types de postes par exemple, en ne considérant que les postes les plus régulièrement à pourvoir.

3.3 - Candidatures par cooptation (par le "réseau")

Le recrutement par parrainage permet d'utiliser le potentiel de relations des acteurs de l'association en leur demandant de susciter des candidatures parmi leurs connaissances.

Ce moyen de faire remonter les candidatures est certainement très efficace pour le terrain.
Il ne faut cependant pas en abuser au risque de recruter toujours dans les mêmes réseaux, les mêmes profils...
Il faut également être très rigoureux sur le processus de recrutement pour éviter les "incidents diplomatiques" : si l'ami d'un ami d'un salarié de l'association se déclare, il est important de faire en sorte que sa candidature suive le même cheminement que les autres (C.V., lettre...).
C'est aussi à cette étape du processus que l'on apprécie d'avoir une fiche technique précise qui permet de dire non de manière plus argumentée.

3.4 - Candidatures suscitées auprès d'organismes officiels, d'organismes de formation, d'écoles, de facultés...

De grandes différences en fonction des pays...
Il est néanmoins toujours intéressant de se renseigner auprès de ces structures qui permettent d'avoir des candidatures ciblées, de faire référencer l'association, de permettre au bouche à oreille de fonctionner au sein des réseaux...

Vous pouvez donner VOTRE AVIS, faire part de vos idées et suggestions, par mail ou sur le forum. Merci !

2ème partie

* Dode Laurant a été responsable du recrutement à Inter Aide de 1996 à octobre 2001.

Pour aller plus loin:

Une expérience de recrutement sur le terrain (Pune, Inde), Marion Bourreau, avril 2004 (pdf)

Conduite et animation des hommes, contenu de la formation organisée pour les équipes terrain d'Essor au Brésil à Mosqueiro en juillet 95 (49 p.) : formation au management d'équipe; (reprend les bases de l'analyse transactionnelle) format pdf

biblio : voir aussi la biblio sur page d'accueil RH
Guide Synergie Qualité : les fiches-outils sur la gestion des ressources humaines sont en ligne http://www.coordinationsud.org/rubrique.php3?id_rubrique=278 :
La gestion des ressources humaines ( 5 fichiers) Politique et stratégie RH (514 Ko) Recrutement (974 Ko) Gestion juridique de l’emploi (913 Ko) Rémunération (980 Ko) Entretien d’appréciation (997 Ko) Formation (1366 Ko)

Autres références bibliographiques: Différences culturelles mode d'emploi, Claire Michalon, Édition Sépia. (Conseillé par Cécile du Portal)

Bilan de compétences : bibliographie

Voir aussi biblio d'Acodev sur le recrutement et les ressources humaines http://www.acodev.org/ProjetCD1/Bibliographie.htm