PRATIQUES - autres thèmes - Recrutement . fiche 1- 2ème partie

		Dode LAURANT* Janvier 97
La sélection
	1.	Présélection : tri des lettres et des C.V.
	2.	Entretien de sélection: quelques règles d'or...
	3.	Outils complémentaires de sélection
Prise de décision finale et Suivi de l'intégration (voir 3ème partie)
Le processus global de recrutement (voir 1ère partie) Pour aller plus loin

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1. Présélection : tri des lettres et des CV

Dans un premier temps, il s'agit de sélectionner les dossiers en tenant compte essentiellement des éléments " objectifs ", définis et hiérarchisés grâce à la fiche technique.
On peut éventuellement s'aider d'une grille de tri des C.V. et lettres, adaptée en fonction du poste et reprenant les critères de la fiche technique (exemple ci-dessous).

Il est très important d'annoter les C.V. et de les classer par ordre de préférence.

Par exemple
+ : candidats à convoquer
- : réponse négative et définitive
+/- : candidats " en attente ", éventuellement à convoquer dans un deuxième temps, si l'on n'a pas trouvé de candidat adapté parmi les candidats convoqués.

On peut éventuellement ajouter une étape supplémentaire avant de décider de convoquer ou non les candidats, en leur envoyant par exemple un questionnaire de présélection (ou - quand c'est possible - en faisant un mini entretien téléphonique préalable).

Questionnaire de présélection

Ce document peut être envoyé après réception d'une candidature, quand celle-ci est "présélectionnée" (candidatures classées + par exemple).
En fonction du nombre de candidatures reçues et en fonction de la difficulté à pourvoir le poste, on peut aussi décider d'envoyer le questionnaire aux candidats classés +/- , pour "élargir" la sélection.
Dans ce document on peut commencer à poser certaines questions précises qui permettront d'obtenir des éléments ne figurant pas forcément sur le C.V. (certains critères objectifs tels que la situation de famille ou la nationalité), et également affiner la sélection sur des critères plus personnels en vue de ne convoquer en entretien que les meilleurs " éléments " (par exemple: "Avez-vous une expérience de l'animation d'équipe ? Si oui, dans quelles circonstances, combien de personnes...?").

Pré - entretien téléphonique

En fonction du poste et des possibilités locales, et afin d'éviter de convoquer des candidats "moyens" en entretien, on peut décider d'affiner la sélection en contactant les candidats au téléphone, avant de les convoquer.
Il faut être relativement prudent pour que les candidats ne s'imaginent pas que ce contact est une convocation . Il faut donc introduire la conversation en précisant bien que l'appel a pour but de préciser certains éléments du C.V.
Ne pas oublier de prendre des notes au cours de cette conversation...
Les réserves de cette méthode : l'état du réseau téléphonique, le coût des conversations, le temps passé (qui peut aussi en faire gagner)...
Attention : il faut bien assurer le suivi de ces contacts : convocation, mise en attente ou réponse négative définitive.

Préalable : le dossier de candidature

Avant de commencer l'entretien, il est très utile de faire remplir au candidat un dossier de candidature. Ceci est fait sur place, juste avant l'entretien.

Cette étape permet :
- d'avoir un certain nombre d'informations complémentaires (exemple : demander aux candidats de faire un petit portrait d'eux-mêmes, leur demander les coordonnées de leurs références professionnelles...)
- d'avoir des informations homogènes pour tous les candidats.

Dans le cas d'un recrutement précis (un poste est à pourvoir), la double question qui se pose et qui doit guider l'entretien est : "Ce candidat est-il adapté au poste ? Le poste est-il fait pour le candidat?"... Les collaborations réussies sont celles qui profitent aux deux parties...

Quelques règles d'or...

Pour être le plus efficace et professionnel possible, il est important que l'entretien respecte un certain formalisme : éviter la discussion en buvant un café sur un coin de table...L'entretien ne doit pas être "une conversation".
Ce n'est pas non plus un monologue qui consisterait uniquement à informer sur l'association et le poste, ni un interrogatoire qui ne laisserait pas le candidat s'exprimer librement.
L'entretien ne doit pas pour autant être un débat d'idées, ni une "discussion" : votre souci doit être de mieux connaître les opinions de votre interlocuteur mais certainement pas de lui opposer les vôtres !
Il n'y a rien non plus à avouer ou à faire avouer : l'entretien n'est pas une confession et il ne s'agit pas de porter un jugement d'ordre moral.

QUELQUES CONSEILS GÉNÉRAUX CONCERNANT L'ENTRETIEN

Le candidat va avoir tendance à se " contrôler " pour se montrer sous sa meilleure image et vous amener à avoir une opinion positive. Il va donc chercher à se protéger contre ce qui lui semble défavorable, et dans ce but, peut avoir plusieurs attitudes :

- ne pas parler
- mentir délibérément
- admettre les faits défavorables et les expliquer par d'autres raisons
- s'indigner des questions posées

Pour être le plus efficace possible, nous vous conseillons de suivre les quelques règles suivantes :

1 - Préparer l'entretien

Avant de poser des questions au candidat , n'oubliez pas de vous demander :
- quelles informations ai-je déjà ? (relire le C.V. + lettre avant l'entretien, et prendre quelques instants au début de celui-ci pour consulter le dossier que vient de remplir le candidat)
- quelles informations dois-je avoir, demander, obtenir ? (préparer une check-list des questions à poser)
- quel type d'entretien vais-je adopter ?
- que peut savoir le candidat sur l'association , le programme, mes responsabilités ?

2 - Se mettre dans un cadre adapté à l'entretien

Être au calme, ne pas être dérangé, téléphone coupé...
Le cadre de l'entretien doit aussi favoriser l'échange et permettre une vraie confidentialité (idéalement bureau fermé ou endroit isolé).

3 - Créer les conditions pour que le candidat se livre le plus possible

- le mettre à l'aise : un candidat stressé ne répondra que partiellement aux questions, sera plus sur la défensive et donc moins naturel...Attention, c'est cependant vous qui conduisez l'entretien !
- éviter de le faire attendre
- s'intéresser à son comportement lors de l'entretien
- introduire l'entretien en vous présentant, puis en évoquant les trois temps de l'entretien.

4 - Les trois temps de l'entretien :

• le candidat vous parle de lui,
• vous lui parlez de l'association et du poste,
• vous demandez au candidat de se positionner par rapport au poste et lui proposez de poser des questions.

5 - Poser des questions de manière à couvrir :

• adolescence
• études
• formation professionnelle
• carrière professionnelle
• situation familiale
• motivation
• personnalité

Cet "ensemble" d'informations permet de voir la cohérence d'un parcours, la détermination, la capacité d'évolution, les motivations...

Ne pas hésiter à poser parfois des questions très précises ou techniques, pour vérifier la véracité de ce qui est dit grâce à des éléments factuels ou concrets.

Ne pas oublier non plus que les personnes reçues sont de niveaux et de formations très diverses. Chaque candidature est à analyser en fonction de cet aspect.

6 - Prendre des notes

7 - Ne pas être rigide dans l'ordre des questions

Il est généralement préférable d'être très peu directif au début de l'entretien, ce qui n'empêche pas des questions précises dans un deuxième temps.

8 - Personnaliser les questions et la manière de les poser

9 - Faire préciser les dates, et ne pas hésiter à revenir dessus si l'on a des doutes car c'est notamment un bon moyen de détecter le manque d'honnêteté

10 - Vérifier soigneusement les points contradictoires ou les zones d'ombre sans révéler ce que vous avez comme informations (par exemple grâce à tel ou tel employeur précédent)

11 - Prendre tout le temps nécessaire à l'entretien. En effet, c'est parfois par manque de temps que l'on passe à côté de quelque chose d'important, et plus on a d'informations plus le point de vue s'affine.

12 - Éviter les questions trop explicites qui sous-entendent la réponse

13 - De manière générale, ne jamais donner au candidat en fin d'entretien de conclusion sur sa candidature. Conclure l'entretien en faisant part au candidat de la suite éventuelle du processus du recrutement, en lui précisant qu'il aura une réponse écrite ou téléphonique
Si l'on a un doute sur la motivation du candidat on peut lui proposer de réfléchir puis de reconfirmer sa candidature.

14 - Nombre d'entretiens
Il est intéressant d'en prévoir au moins deux (idéalement avec deux personnes différentes).
On est ainsi moins influencé par une première impression et cela permet de faire deux entretiens complémentaires. Le premier portera sur des aspects assez généraux (parcours professionnel, motivation, personnalité); le second pourra être plus axé sur la technique, le détail du programme...
C'est aussi au cours de ce second entretien que l'on pourra mieux appréhender la manière dont le candidat a compris le poste, notamment en fonction des questions qu'il pose.

LES RISQUES A ÉVITER

La fatigue (ne pas bloquer une journée complète pour recruter...)

La corde affective : s'il faut éviter de céder au charme, on doit aussi insister sur les candidats qui peuvent sembler antipathiques...

Le piston : ne pas céder aux pressions extérieures : un bon candidat n'a pas besoin de
"piston".

Sujets à exclure : sexualité, religion, politique, syndicalisme, demander à une jeune femme si elle attend un enfant...

L'ANALYSE DU C.V. DANS L'ENTRETIEN DE RECRUTEMENT

Un C.V. contient un certain nombre d'informations plus ou moins complètes, précises ou claires et va servir d'outil pendant l'entretien.

L'objectif de l'entretien est de faire un bilan sur le passé et les acquis - sorte de diagnostic, tant professionnel que personnel - pour en tirer une projection sur l'avenir, pronostic d'adaptation et d'évolution d'un candidat dans un contexte différent et face à des responsabilités nouvelles.

Au cours de l'entretien, chaque information doit être précisée objectivement, puis doit permettre à l'interviewer de déduire d'autres informations utiles, sur le tempérament notamment.
Il faut donc écouter et observer le candidat de manière très "active" et à plusieurs niveaux pour mieux le comprendre au-delà des mots. Pendant tout l'entretien, le candidat vous donne des informations objectives dont vous déduisez des informations sur sa personnalité.
Il y a aussi la manière dont il vous parle, le vocabulaire utilisé, le ton de sa voix, son attitude physique, son regard qui vous donnent des informations subjectives d'autant plus intéressantes qu'elles sont moins contrôlées que quand vous lui demandez de se décrire.

L'analyse d'un C.V. revêt ainsi deux aspects

• au premier degré : vérification, explication, enrichissement des informations objectives
• au second degré : recherche et compréhension de ce qui constitue la motivation, les axes directeurs, les moteurs du candidat, sa personnalité.

Prenons les différentes informations objectives pouvant figurer dans le C.V. (colonne de gauche) en essayant de voir (colonne de droite) les informations plus personnelles - subjectives - que l'on peut en déduire.

MOTIVATIONS

Après toutes ces questions sur le C.V. et le parcours professionnel, il est ensuite important d'aborder la motivation du candidat.

On peut lui demander :
- ce qui le fait vibrer
- de quoi il a encore envie
- quel est son projet personnel (comment se voit-il dans 5-10-15 ans ?)
- et si l'on redistribuait les cartes...
- quel serait pour lui, aujourd'hui, le poste idéal

Il est intéressant également de poser des questions plus précises sur sa motivation par rapport
- à l'association
- au type de programme
- au poste
- au contexte : pays, zone d'activités...

Il faut également comprendre pourquoi le candidat qui est en poste souhaite changer,
et pour cela lui demander auprès de qui il postule (s'il est en recherche active, s'il a déjà des pistes, si oui lesquelles, s'il est au contraire en phase de premiers contacts (prise de renseignement), vers quel type de structure il oriente ses recherches...
On peut également " tester " - au moment de la conclusion de l'entretien - sa motivation à poursuivre les contacts en cours...

Enfin, la lettre de motivation fournit en principe et comme son nom l'indique, des éléments intéressants concernant la motivation...

PERSONNALITÉ

Enfin, on peut terminer sur des questions plus personnelles (éventuellement en s'appuyant sur le portrait qui a été demandé dans le dossier de candidature et qui a été remis au candidat juste avant l'entretien).
Il faut essayer de préciser les informations ou intuitions que nous ont donné l'entretien, et essayer de vérifier que le candidat possède les qualités personnelles recherchées.

On peut demander par exemple :
- quels sont vos points forts, points faibles,
- qu'est ce qui vous attire chez autrui,
- quelles sont les qualités qui vous semblent importantes pour réussir dans le travail que nous vous proposons,
- qu'est ce qui peut vous frustrer le plus professionnellement,
- quels sont les gens avec lesquels vous avez le plus de difficultés à vous entendre ...

CONCLUSION DE L'ENTRETIEN

En guise de conclusion de l'entretien, on faire part au candidat de la suite "éventuelle" des contacts ultérieurs (organisation, modalités, interlocuteurs).

Après l'entretien, il est indispensable de faire une sorte de "synthèse" de l'entretien en notant ses commentaires, sur plusieurs plans :
- expérience et compétences professionnelles (bilan de l'adéquation par rapport au poste envisagé : points forts / points faibles)
- motivations
- personnalité
- aspects " pratiques " et d'organisation : charge de famille, disponibilité
- rémunération...

A côté de tous ces critères dont on peut faire une liste, il faut également tenir compte de certains aspects très subjectifs qui ne figurent pas dans la fiche technique :
- avez-vous envie de travailler avec ce candidat ?
- avez-vous envie de lui faire confiance ?
- le sentez-vous dans " l'esprit " de l'association ?....

Mais il faut bien entendu attendre d'avoir vu tous les candidats convoqués avant de se positionner définitivement et de conclure (d'où l'importance de ne pas donner au candidat en fin d'entretien de conclusion définitive).
Dans le cas où votre avis après entretien est négatif et définitif (quels que soient les autres candidats), vous pouvez néanmoins répondre négativement rapidement (cela peut vous éviter d'être relancé inutilement).

3 - Outils complémentaires de sélections

a - Références professionnelles

Il est indispensable de demander au candidat (dans le dossier de candidature par exemple), les coordonnées de ses références professionnelles, c'est à dire idéalement des 2 ou 3 précédents employeurs (responsable hiérarchique avec lequel le candidat a travaillé).
Il est préférable d'en demander 3 pour être sur d'en joindre au moins deux...
La manière dont le candidat vous donne ces informations et le type de références qu'il fournit sont en elles-mêmes des informations intéressantes. En effet, un candidat qui donne systématiquement et de manière rigoureuse le nom de tous ses précédents responsables hiérarchiques parait plus sérieux qu'un candidat qui vous donne le nom du copain avec qui il a rédigé un mémoire ou celui d'un ancien collègue devenu son meilleur ami...!

L'intérêt est de demander à une personne ayant travaillé avec le candidat, un avis sur celui-ci.
Pour maximiser la prise de référence, il est important de :
- bien savoir à qui on a affaire
- se présenter à l'interlocuteur et expliquer clairement le motif de l'appel

- demander à l'interlocuteur de bien préciser les responsabilités qu'a eu le candidat, le contexte, les relations hiérarchiques et fonctionnelles qu'il entretenait avec le candidat, les dates... puis de poser une question plus ouverte (sur le souvenir qu'il a du candidat par exemple).

L'interprétation des commentaires doit se faire avec prudence, car il s'agit d'informations "subjectives".

Il est intéressant de bien noter ce que dit spontanément l'interlocuteur : cela rejoint-il votre avis, vos doutes, vos craintes ?

Ne poser de questions plus précises qu'après avoir laissé parler la référence pour éviter que celle-ci n'essaie de " coller " à ce que vous avez envie d'entendre.

On peut utilement demander à l'interlocuteur quelle est la " bonne manière " de travailler avec cette personne (dans quelles conditions le candidat donne le meilleur de lui-même ?).

Il ne faut pas perdre de vue non plus que les gens n'aiment pas trop être consultés sur ce genre de sujet...Ils ont peur de nuire au candidat et auront parfois tendance à ne vous faire part que du positif. Il faut alors " tendre des perches " sur les défauts ou réserves éventuels.

Vous pouvez en finale faire une synthèse des références en listant les opinions communes de toutes les références ainsi que les éventuelles contradictions ou divergences.

b - L'analyse graphologique

Utilisée systématiquement au siège pour les recrutements, c'est un outil complémentaire, qui permet d'affiner son point de vue surtout sur la personnalité du candidat.
Les analyses graphologiques sont faites en fonction du poste à pourvoir et ne constituent en aucun une analyse exhaustive de la personnalité du candidat.
En cas de demande, on est légalement tenu de faire part au candidat des résultats de son analyse graphologique.

c - Les tests

Seuls les tests de connaissance (dans un domaine précis), ou d'aptitude (au regard d'une tâche donnée) peuvent être utilisés sérieusement et utilement sur le terrain.
Il s'agira par exemple de demander à une candidate-secrétaire de taper une lettre, ou de faire une mise en page, ou à un comptable de passer des écritures...

Les tâches qui seront confiées au candidat ne peuvent pas toujours être " testées " de manière si simple et si rapide.
Il est alors intéressant de proposer au candidat, sans aller jusqu'au " bilan comportemental " (test comportemental très élaboré, utilisé en entreprise et particulièrement sur des postes de direction et d'encadrement), de travailler sur quelques " cas pratiques ".

d - Cas pratiques

L'objectif de ces cas pratiques est d'essayer d'évaluer le plus précisément possible quelle sera l'attitude du candidat en situation.
Il s'agit donc de lui proposer des cas pratiques, concrets sur lesquels il puisse réfléchir et sur la base desquels une discussion puisse se créer.
Le but est de valider grâce à ces exercices les principaux critères recherchés pour le poste.

Pour mettre au point ces cas pratiques :

- il faut commencer par lister les principaux critères recherchés (cf. fiche de fonction)
- en parallèle, on réfléchit aux situations ou problèmes " typiques " auxquels peut être confronté le candidat.
- on rédige le cas, en étant le plus précis, concret et réaliste que possible (afin que le candidat puisse se projeter et être réellement mis en situation).

On peut proposer plusieurs cas pratiques (4 par exemple), en demandant au candidat d'en choisir un qu'il traitera de manière approfondie et de traiter de manière plus synthétique les autres.

Les cas pratiques ont d'autres avantages que celui de mieux évaluer le candidat : lui préciser ce que serait plus concrètement sa fonction, mais aussi éprouver sa motivation...

On peut également envisager de confier au candidat par exemple le dernier rapport annuel concernant le programme sur lequel le candidat pourrait être embauché en lui demandant de le commenter, de poser des questions, de faire des suggestions...
Ce travail peut être un outil intéressant et préalable à un entretien final.

Vous pouvez donner VOTRE AVIS, faire part de vos idées et suggestions, par mail ou sur le forum. Merci !

3ème partie

* Dode Laurant a été responsable du recrutement à Inter Aide de 1996 à octobre 2001.