PRATIQUES - éducation - 2.1.2

Anne-Sophie et Fabio Sarmento da Silva*
Octobre 2001 - Mise en ligne 25.02.2002

1. Introduction
2. Chronologie
3. Quelques principes généraux
4. L'équipe d'OKPK (volet administratif et logistique)
5. Les attributions de l'OKPK
6. Difficultés et perspectives

Fiche OKPK.2.1.1.
Fiche OKPK.2.1.3
Fiche.2.1.4. Les comités d'école des Cahos
réactions de Pierre Teisseire (centre de formation de Marigot, ACDED, Haïti) et Yves Lecorgne (appui aux écoles de Manakara) à ces fiches.
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1. Introduction

A partir de 1996, la structuration des comités pour la pérennisation des écoles devient un objectif majeur des projets de scolarisation dans les Cahos menés par Inter Aide en partenariat avec Aide et Action (voir fiche EDUCATION-2.1.1. Bref historique).

Pour appuyer les parents d'élèves et les comités d'école dans la prise en charge de leurs responsabilités, Inter Aide décide de créer l'Organism pou Kore Pwojè Kominotè (OKPK).

L'OKPK, prestataire de services au service des communautés, n'est là que dans la mesure où il n'y a pas, dans les Cahos, de partenaires locaux pour apporter aux écoles l'appui logistique, administratif et pédagogique dont elles ont besoin (par exemple : absence des inspecteurs de l'Éducation Nationale pour assurer le contrôle des maîtres).

Pour tenter de définir l'OKPK, nous avons repris en guise d'introduction quelques lignes du rapport annuel des premiers responsables de l'OKPK administratif qui nous semblaient donner une définition claire.

2. Chronologie

1995-96 : élection des premiers comités d'école. Composé de 6 parents d'élèves, ils ont surtout un rôle moteur dans la motivation des parents (pour l'achat de livres scolaires, par exemple, ou lorsqu'il s'agit de faire des travaux communautaires pour l'école). Leur rôle est encore symbolique. Volonté plus marquée d'un repositionnement en appui extérieur de la part d'Inter Aide.

1997 : les comités d'écoles deviennent des comités de gestion : ils ont une petite caisse et peuvent soumettre des projets à Inter Aide. Ils commencent à gérer le stock de livres de l'école. Ils sont composés de 6 parents maximum et de 1 ou 2 maîtres ( cf. Fiche.2.1.4. Les comités d'école des Cahos ).

Janvier 98 : création de l'OKPK .
L'OKPK administratif et logistique est chargé de l'appui administratif aux comités et des transports de fournitures et de matériaux de construction. Les animateurs administratifs sont rattachés à l'OKPK.
L'OKPK pédagogique prend en charge la formation des maîtres et le suivi pédagogique (l'aspect pédagogique n'est pas traité ici et pourrait faire l'objet d'un échange spécifique).

L'objectif d'OKPK est d'apporter un appui aux comités d'écoles dans la gestion quotidienne des écoles. Ce rôle était auparavant tenu par les programmes Inter Aide ce qui rendait difficile l'implication des comités de parents en contribuant à donner l'image d' "écoles appartenant à Inter Aide".

Octobre 98 : les comités commencent à payer les maîtres (jusqu'ici, les responsables de programme réunissaient les maîtres pour leur verser leur salaire) et à contrôler le travail des maîtres. Les responsables des programmes scolaires (RP) continuent d'embaucher et de révoquer les maîtres.
Ce repositionnement d'Inter Aide, "Entè Ed pa ka fè tout" (Inter Aide ne peut pas tout faire), a d'abord suscité beaucoup d'inquiétudes de la part des parents et des maîtres : "Entè Ed lagé nou", Inter Aide nous lâche !

1999 : Signature d'un premier contrat entre Inter Aide et les comités concernant les conditions d'inscription des élèves pour la rentrée 99 - 2000. La vérification du respect du contrat se fait par les RP scolaires. Fin des réunions maîtres / RP scolaires.

2000 : Signature d'un contrat plus large entre Inter Aide et les comités concernant les conditions de financement d'une école et précisant les rôles de chacun (Comité - Inter Aide - OKPK). L'OKPK gère entièrement la rentrée scolaire.

2001 : contractualisation des relations entre Inter Aide et l'OKPK. Un contrat de service définit les tâches et les engagements de chacune des parties.

Aujourd'hui, le repositionnement en appui extérieur n'est absolument plus contesté par les communautés : le premier constat fait par l'équipe d'évaluateurs en juin 2001 est l'absence de toute nostalgie de l'ancien système :

Aujourd'hui l'OKPK, comme prestataire de service, vient en appui administratif, logistique et pédagogique à 36 écoles (8758 élèves en 2001/2002) financées via Inter Aide (co-financement Union européenne / Aide et Action) et réparties sur 4 zones géographiques étalées sur une superficie de 20 km2. : Médor (7 écoles), Pérodin (7 écoles), Chenot (10 écoles) et le Bas-Cahos (12 écoles).

3. Quelques principes généraux

Du fait de sa position centrale, l'OKPK doit constamment s'adapter à la diversité de points de vue de ses différents interlocuteurs. Cela d'autant plus que les principes qui semblent acquis à un moment donné peuvent être remis en cause lors des renouvellements de l'équipe de responsables de programmes.

En octobre 2000, une réunion intégrée de l'ensemble des RP OKPK et IA a permis de faire le point sur cette diversité et d'affirmer quelques lignes directrices communes :

• l'objectif central d'IA dans les Cahos est toujours le même depuis bientôt 20 ans : une scolarisation de qualité pour le plus grand nombre d'enfants possible ;
• le mot "autonomisation" est impropre : il prête à confusion et sème la panique. Inter Aide ne souhaite pas se retirer des Cahos rapidement et coûte que coûte, mais simplement rendre aux parents la gestion de leurs écoles;
• le départ des RP IA est prévu pour le jour où les comités géreront efficacement leur école avec l'appui d'un OKPK performant. Il n'y a pas de contrainte de temps, même s'il faut plus de 10 ans pour y parvenir;
• une plus grande participation financière des parents n'est qu'un moyen pour qu'ils s'approprient davantage leur école. Nous savons que matériellement leur participation financière approche déjà du maximum qu'ils puissent faire;
• l'OKPK ne doit pas devenir financeur à cause des risques de dérive que cela comporte. Il y aura toujours un représentant des bailleurs (IA ou autre) qui octroiera les subventions aux écoles;
• ce représentant des bailleurs pourrait être une Commission d'Appui aux Projets (CAP) constituée par un représentant d'IA et des membres de la communauté. Les projets et les subventions y seraient débattus;
• enfin, la diversité des pratiques des RP de chaque zone a été revendiquée comme une richesse dans la mesure où ces principes de base sont partagés par tous.

A partir de ces principes, nous avons souhaité développer trois axes :

• Recentrer l'OKPK sur ses activités de base (*)

- L'OKPK n'est là que dans la mesure où nous il n'y a pas, dans les Cahos, de partenaires locaux pour assurer l'appui logistique, administratif et pédagogique dont les écoles ont besoin (exemple : absence des inspecteurs de l'Éducation Nationale pour assurer le contrôle des maîtres).
L'OKPK doit veiller à transmettre certaines des activités à des structures locales fiables à chaque fois que cela s'avère possible (ex : transport, certains achats de matériaux délégués aux coopératives locales…).
- Faire grossir la structure (en multipliant les services) comporterait de notre point de vue un risque inhérent : créer une "usine à gaz" ingérable. Nous avons préféré assurer en priorité un service de bonne qualité.
- Enfin, investir le terrain à la place d'Inter Aide ne ferait que substituer un intervenant extérieur à un autre sans nécessairement augmenter l'autonomie des écoles.

(*) La définition de l'OKPK a évolué : Jocelyn et Sandrine Leclerc ont travaillé à faire de l'OKPK un prestataire de service ayant pour client Inter Aide et les comités d'écoles. Pour Renaud Mesini, leur successeur, l'OKPK était appelé à devenir le principal interlocuteur auprès des comités d'école et de la communauté des Cahos en général. L'OKPK se devait donc d'investir le terrain et prendre la place d'Inter Aide, y compris en tant que financeur. L'OKPK a alors pris en charge de plus en plus d'activités (services rendus au programme santé, photos de parrainage, appui aux classes d'application, etc.). Fabio et Anne-Sophie ont recentré l'OKPK sur sa mission de prestataire de services.

• OKPK prestataire de service

- contractualisation des rapports avec les projets Inter Aide.
- OKPK ne subventionne rien.
- pas d'intervention sans demande et sans contrepartie financière.

• Déléguer le plus possible

- Lors de la création de l'OKPK, les responsables de programme IA (RP) ont souhaité lui donner une identité haïtienne. A terme, l'OKPK devrait devenir une association haïtienne. C'est pourquoi il nous parait important que les collaborateurs locaux s'approprient cette structure et soient le plus possible associés aux décisions.

De notre point de vue, il ne s'agit pas d'autonomiser coûte que coûte OKPK (la gestion des écoles par les parents est déjà un objectif ambitieux) mais de créer un terrain favorable à la reprise de l'OKPK par des des responsables haïtiens. Cette démarche nous semble bien partie bien qu'il y ait encore beaucoup à faire.

L'équipe d'OKPK est composée d'un superviseur, de 8 "inspecteurs" ou animateurs administratifs (2 pour chacune des 4 zones géographiques), d'un assistant logistique (appuyé par 4 porteurs et un acheteur), et 2 responsables de programme expatrié (un couple expatrié avec contrat local et un contrat expatrié).

• Profil des "inspecteurs" ou "animateurs administratifs":
  

(NB: Le terme d'inspecteur n'est plus approprié à la fonction qu'ils occupent, qui relève plus du conseil et de la formation que de l'inspection. L'intitulé des postes des inspecteurs pourra être modifié prochainement).

Les 8 animateurs administratifs sont tous d'anciens maîtres issus des "écoles Inter Aide". Trois d'entre eux étaient rattachés aux projets scolaires d'IA en tant qu'animateurs avant de devenir inspecteurs administratifs en 1998. Ils ont une ancienneté moyenne de 14 ans. Le reste de l'équipe a été recruté lors de la création de l'OKPK en 1998. Tous ont au moins le certificat d'études primaires.

• Formation de l'équipe
  

Le superviseur, avec le soutien du RP, est chargé du suivi, de la formation et de l'évaluation de l'équipe :
- une fois par mois pendant la semaine du contrôle du travail des maîtres (voir fiche suivante EDUCATION-2.1.3), il se déplace dans l'une des quatre zones pour suivre deux animateurs administratifs. Il remet un rapport de supervision écrit, au responsable de programme IA et un rapport oral aux animateurs administratifs de la zone visitée.
- une fois par mois, tous les animateurs administratifs se rendent à Sterlen pour une rencontre d'une journée et demie. Cette réunion, animée par le superviseur, est l'occasion d'échanges d'information et de pratiques. Une formation (tenue de cahier de caisse, technique d'animation, conduite de projets…) est également dispensée par le superviseur.
- Des formations ponctuelles peuvent aussi être organisées : formation informatique, visite inter-zone (un inspecteur observe la zone d'un autre inspecteur)…

• Communication au sein de l'équipe :

L'une des spécificités de l'équipe est sa décentralisation : c'est à la fois sa force - car les inspecteurs sont autonomes et assument leurs responsabilités - mais c'est aussi une faiblesse car cela pose des problèmes de suivi et de communication. En couvrant 4 zones, la lourdeur de la structure lui confère une certaine inertie. Chaque décision, aussi simple soit-elle, nécessite des efforts de communication et des délais d'application assez longs.

• Activités des animateurs administratifs :

Les 8 animateurs administratifs sont chargés d'appuyer les comités dans les activités suivantes :

• organisation de la rentrée scolaire : recueillir la liste des élèves inscrits conformément aux conditions d'inscription, récolter l'argent des fournitures scolaires, veiller au bon acheminement des fournitures scolaires ;
• appuyer les comités dans la préparation des projets : devis sur la réhabilitation ou l'équipement des écoles, sur l'achat de fournitures scolaires
• former le comité au contrôle du travail des maîtres (voir fiche EDUCATION.2.1.3.)
• assurer la communication entre les différents intervenants (maîtres, comités, parents, OKPK et Inter Aide)
• gérer la fin de l'année scolaire (collecter les résultats des élèves, inventaire des biens de l'école….).

5.Les attributions d'OKPK

L'exécution des tâches de l'OKPK est précisément détaillée dans le contrat Inter Aide / OKPK.

• L'appui administratif aux comités d'école

C'est le rôle clé de l'OKPK : former et aider les comités à gérer leur école. L'aspect formation est encore partagé avec les responsables de programme Inter Aide (le partage des tâches avec IA n'est pas encore définitif à 100% : IA assure certaines activités -formation des comités, vérification des caisses...- qui pourraient à terme être reprises par l'OKPK. Cela peut donc paraître confus aux yeux des comités. Cependant, cela se justifie par le fait que les inspecteurs ne sont pas tous prêts à reprendre ces activités et parce que la présence des RP est encore nécessaire pour assumer un rôle de surveillance).
Les inspecteurs doivent aussi informer les projets Inter Aide (qui financent les écoles) de tout dysfonctionnement constaté dans l'école.

• L'appui administratif "régulier" :

Chaque mois pendant l'année scolaire, les animateurs administratifs aident les comités à contrôler le travail de l'équipe des maîtres : c'est le " Kontrol Travay Mèt Yo " (contrôle du travail des maîtres). La fiche suivante en donne un exemple.

Les animateurs administratifs peuvent être amenés à récolter des informations utiles à la gestion de l'école. Pour cela ils effectuent des visites administratives sur un thème précis (ex : le bilan des retraits de salaire, l'état de l'équipement des écoles) et en font un rapport au projet Inter Aide de la zone et aux comités.

• L'appui administratif ponctuel

Les animateurs administratifs aident les comités à gérer la fin de l'année scolaire (saisie informatique des notes de passage des élèves, inventaire des biens de l'école, calcul des effectifs prévisionnels) et la rentrée scolaire (inscription des élèves, vente de fournitures et de carnets scolaires etc.).

• La base de données Access permet de suivre la scolarité des élèves .

Sans vouloir détailler ici comment fonctionne cette base, voici très grossièrement ses fonctions :
- suivre le cursus de chaque élève
- suivre les affectations des maîtres
- éditer les listes d'élèves classe par classe
- faire le bilan des effectifs actuels
- prévoir l'affectation dans la classe supérieure des élèves qui ont réussi
- faire une analyse de l'évolution de la scolarisation année après année : espérance de vie scolaire, répartition filles / garçons, évolution des cursus des promotions de PS, palmarès par école, retard moyen dans la scolarité.

Hervé Le Yhuélic a effectué une mission en août 2001 pour optimiser la base de données et concevoir un guide de l'utilisateur .

• La boutique OKPK

En l'absence de commerçants locaux capables de vendre de gros volumes de livres, fournitures scolaires et matériaux de construction, l'OKPK a sa propre boutique à Sterlen (Bas-Cahos). Afin de ne pas décourager l'émergence de commerçants ou coopératives locales, la boutique s'engage à ne vendre que les articles qui ne se trouvent pas localement. De même, la boutique n'est pas ouverte au public : son accès est réservé aux projets communautaires.

Ainsi, lors de la construction d'une école, l'animateur administratif peut renseigner le comité d'école sur le prix des matériaux puis prendre la commande avec l'argent payé à l'avance. La commande est envoyée à Sterlen par messager puis les matériaux sont envoyés directement à l'école par des équipes (qui peuvent atteindre une dizaine de porteurs).

Les tarifs pratiqués par l'OKPK sont ceux de ses fournisseurs majorés d'un pourcentage (14% actuellement) qui couvrent les salaires et frais administratifs et de transport de la boutique.

• Les kits de livres et de fournitures

L'achat d'un kit est imposé aux élèves par les projets Inter Aide afin de garantir une qualité pédagogique minimum. Par exemple, un élève en préscolaire reçoit 6 livres en une fois à la rentrée, puis 1 crayon et un cahier trois fois dans l'année (les parents n'ont pas la possibilité d'acheter des livres et des fournitures dans leur localité).

Ces kits représentent la plus grosses activité de la boutique de Sterlen, avec plus d'un million de gourdes par an (environ 46 000 €). A chaque trimestre, une équipe de tri travaille deux semaines environ pour préparer plus de 8000 sachets plastiques contenant les kits individuels (différents pour chaque niveau) puis mettre en carton le nombre de sachets nécessaires à pour chaque école.

La participation financière des parents aux kits est récoltée par les comités puis remise aux inspecteurs. Ces derniers n'acceptent d'inscrire que les enfants pour lesquels le kit a été payé. Par la suite, Inter Aide verse à l'OKPK la subvention (qui est le complément entre la participation des parents et le tarifs de vente de l'OKPK).

6. Difficultés et perspectives

Dès sa création, les responsables de programmes scolaires des Cahos ont souhaité donner une identité haïtienne à l'OKPK. Celle-ci est déjà une réalité avec une équipe locale qui s'est bien approprié les objectifs d'OKPK. L' autonomie de travail croissante des inspecteurs et la consolidation de l'équipe haïtienne d'encadrement devraient permettre progressivement aux responsables expatriés de se limiter à un rôle de conseil.

Ces éléments positifs laissent penser qu'à terme, l'OKPK pourra devenir une association haïtienne. Bien que cette évolution soit déjà bien amorcée, plusieurs étapes restent à franchir et des difficultés se présentent.

• La gestion financière de l'OKPK administratif

Bien que le coût de fonctionnement de l'OKPK soit du même ordre que celui d'un programme d'Inter Aide, le chiffre d'affaire lié aux services de l'OKPK est quant à lui élevé. La deuxième difficulté est la dispersion de l'argent : chacun ayant une caisse professionnelle, cela représente 15 caisses à gérer ! Cette dispersion est particulièrement sensible dans la logistique où de fortes sommes doivent transiter depuis les parents d'élèves jusqu'à l'OKPK en passant par les inspecteurs, le logisticien, l'acheteur, les transporteurs, etc.

Nous avons pu faire face à ces difficultés en délimitant clairement les flux d'argent par la mise en place d'une comptabilité par modules indépendants. Mais si ces mesures permettent de constater précisément les éventuels détournements d'argent, elles ne peuvent les empêcher !

En effet, certains membres de l'équipe sont couramment amenés à manipuler des sommes correspondant à un an de leur salaire ! Bien que nous ayons rarement rencontré de vols à proprement parler, nous avons été régulièrement confrontés à des personnes qui, subissant des difficultés familiales, se sont "accordés des prêts" avec leur caisse professionnelle.

Devant ce type de situation, la solution employée actuellement est l'intervention directe des responsables expatriés qui font signer un accord de remboursement au salarié de l'OKPK ou le révoquent le cas échéant.

L'enjeu actuel est de créer des dispositifs capables de garantir l'honnêteté des comptes de la future association et que cela puisse être fait de manière interne. Cela passe par une auto-surveillance : les différentes comptabilités et rapprochements de soldes pourraient être exposés à l'ensemble de l'équipe chaque mois. Tout détournement d'argent aurait pour conséquence un manque de moyens pour payer les salaires, d'où une surveillance mutuelle dans l'équipe.

Mais l'auto-surveillance ne suffit pas devant la pression d'un cadre influent. Il faudra également trouver un organigramme adapté pour l'équipe, avec des contrôles hiérarchiques adéquats. Et dans certains cas, seule la pression des clients de l'OKPK (les projets Inter Aide et les comités d'écoles) pourra être efficace. La mise en place de tels dispositifs risque d'être encore longue et délicate. Ce sera sans doute la difficulté majeure à surmonter.

• La formation et l'implication des cadres

La constitution d'une équipe d'encadrement qui pourrait faire fonctionner l'OKPK n'est pas sans difficultés. Des essais ont été faits avec des diplômés universitaires originaires de la ville. Ces cadres se sont souvent révélés trop "théoriques" et peu concernés par les objectifs de l'OKPK. Sans s'enraciner dans les Cahos, ils se considéraient comme des "exilés" provisoires qui se forgeaient un CV en attendant de trouver un bon travail en ville.

Aujourd'hui, nous avons plutôt tendance à recruter des cadres au sein de l'équipe d'inspecteurs. Bien que leur niveau d'étude se limite au certificat d'études primaires, nous avons été surpris par leur potentiel de progression. Tout en sachant que l'identification et la formation de cadres potentiels prendra de longues années, un cadre superviseur déjà en place nous prouve que cela est possible (il s'agit de M. Fritz Toussaint, qui fut maître d'école, puis inspecteur, avant de devenir l'assistant logistique de l'OKPK).

En revanche, la question des relations entre le superviseur et les inspecteurs reste délicate. Aujourd'hui, Fritz Toussaint essaie d'esquiver le plus possible les sujets conflictuels comme le contrôle des jours travaillés et la justification des dépenses.

• Le statut haïtien de l'OKPK

Le dépôt des statuts de l'OKPK comme association est une démarche simple qui prend quelques mois seulement. L'obtention du statut d'ONG, beaucoup plus difficile, pourrait être envisagée ultérieurement, bien que cela ne présente pas beaucoup d'intérêt pour le moment.

Selon nous, l'enjeu actuel est avant tout de faire fonctionner l'OKPK efficacement comme une association. A ce moment là, ce sera l'équipe elle-même qui écrira les statuts et effectuera les démarches nécessaires. En attendant, nous gardons à l'esprit que l'OKPK a avant tout un devoir de performance technique pour garantir que la scolarisation des enfants se fasse dans de bonnes conditions.

rapport d' Evaluation de la phase de positionnement en appui extérieur, programme de scolarisation chaîne des Cahos - 1996-2000 (Haïti), Lionel Eustache, Jacques Thony, Juin 2001. (Partenariat Inter AIde / Aide et Action) La synthèse est également en ligne sur le site du F3E: www.f3e.asso.fr/

Fiche OKPK.2.1.1.
Fiche OKPK.2.1.3
Fiche.2.1.4. Les comités d'école des Cahos
réactions de Pierre Teisseire (centre de formation de Marigot, ACDED, Haïti) et Yves Lecorgne (appui aux écoles de Manakara) à ces fiches.

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* Anne-Sophie et Fabio Sarmento da Silva furent responsable de l'OKPK administratif et logistique de novembre 2000 à juillet 2001. D'avril 99 à novembre 2000 ils furent responsables du programme rural de Pérodin (appui aux écoles, appui aux agriculteurs) dans les Cahos (Haïti). Ils ont ensuite travaillé avec ID aux Comores de 2002 à 2003.