PRATIQUES - éducation - 2.1.4

Laurence Collins et Renaud Keutgen*
Septembre 2001- Mise en ligne 12.09.2002

1. Introduction
2. Les comités d'école : qui sont-ils ?
3. Rôles et responsabilités
- le contrôle du travail des maîtres
- La gestion des maîtres
- L'inscription des élèves
- La gestion de l'école et des fournitures
- La gestion des conflits
- La réalisation des projets d'écoles
- la gestion des caisses
- Le relais entre l'école et la communauté
4. Les contrats
5. La formation des comités
6. Le suivi et l'évaluation des comités
Grille annuelle d'évaluation des comités

Annexe : organigramme de l'équipe éducation des Cahos & partage des responsabilités
Annexe 2 : un exemple contrat d'école dans les Cahos

Fiche OKPK.2.1.1.
Fiche OKPK.2.1.2.
Fiche OKPK.2.1.3.

Réactions de Pierre Teisseire (centre de formation de Marigot, ACDED, Haïti) et Yves Lecorgne (appui aux écoles de Manakara) aux fiches 1 à 3.
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1. Préambule

Les projets scolaires démarrés en 83 dans les Cahos se sont d'abord étendus, pour atteindre jusqu'à 37 écoles pour près de 10 000 élèves en 1996. A partir de 1996, la structuration de comités d'école pour la pérennisation des écoles est devenu un objectif majeur des projets d'appui aux écoles menés par Inter Aide en partenariat avec Aide et Action . La fiche EDUCATION.2.1.1. donne l'historique des programmes d'appui aux écoles des Cahos (voir aussi en annexe 1 la composition des équipes des projets d'appui aux écoles).

Pour appuyer les comités de parents dans leur appropriation des écoles, les projets Inter Aide ont mis en place l'OKPK (organisme d'appui aux projets des communautés). L'OKPK, prestataire de services au service des communautés, n'a été créé que parce qu'il n'y a pas, dans les Cahos, de structure (publique ou privée) pouvant apporter un appui logistique, administratif et pédagogique aux écoles.

Deux fiches, écrites par Anne-Sophie et Fabio Sarmento da Silva (responsables du volet administratif de l'OKPK de novembre 2000 à juillet 2001) relatent l'expérience de l'OKPK administratif : la fiche EDUC-2.1.2. donne une présentation de l'historique et du fonctionnement de l'OKPK administratif et logistique et la fiche EDUC-2.1.3., plus pratique, donne un exemple de l'appui apporté par l'OKPK aux comités d'écoles dans le contrôle administratif du travail des maîtres.

La présente fiche, écrite par Laurence Collins et Renaud Keutgen (responsables du programme d'appui aux écoles de Chenot dans les Cahos depuis novembre 2000), décrit le rôle et les responsabilités des comités d'école.

2. Les comités d'écoles : qui sont-ils ?

Les premiers comités d'école se sont constitués à la rentrée 1996. Leurs membres sont désignés les premières années, avant d'être élus.

Au départ, les comités d'école sont constitués d'une douzaine de personnes : une moitié de maîtres et une autre moitié de parents. Leur nombre a diminué au fil du temps pour arriver à la rentrée 2001 à compter un ou deux maîtres et de 4 à 6 parents.
Chaque programme (Chenot, Pérodin, Médor, Bas-Cahos) a adapté la composition des comités d'écoles en fonction de la réalité de sa zone.

Si en 1996, on pouvait trouver des parents, des maîtres, des grands élèves et des représentants des autorités, aujourd'hui les comités du Haut Cahos (Chenot, Pérodin, Médor) sont principalement composés de parents représentants de la communauté. Il semble que sur le Bas Cahos, les représentants des parents soient plutôt choisis parmi les notables.

Actuellement, chaque année sur Chenot et sur Pérodin et tous les deux ans sur Médor et le Bas Cahos, une élection a lieu en début d'année scolaire pour que l'assemblée de parents choisisse leurs représentants qui œuvreront à la bonne marche de l'école.

Ces élections réalisées dans un esprit démocratique suivent également quelques règles définies avec Inter Aide.

Ainsi, sur la zone de Chenot, un membre ne peut être réélu plus de 3 années de suite pour éviter que certains membres ne fassent partie du comité à vie et pour permettre l'investissement de nouveaux parents souvent sources d'énergie nouvelles. Cependant après avoir fait une pause de 1 an, la personne peut de nouveau être réélue. Inter Aide demande aussi une proportion de nouveaux parents chaque année. Cela permet, entres autres, d'augmenter le nombre de parents ayant un jour participé au comité d'école et ainsi de sensibiliser un maximum de parents.

Bien que souvent minoritaire en nombre, les femmes sont toujours représentées au sein de ces comités d'écoles. Leur présence est pourtant appréciable car elles ont un sens du juste et des responsabilités que peu d'hommes possèdent dans ces régions : c'est en effet aux femmes que revient la responsabilité des enfants, du foyer et de sa bonne marche. Certains comités comptent cependant une majorité de femmes.

En général les comités sont représentatifs de la communauté. De plus en plus celle-ci choisit des représentants sachant lire et écrire mais les parents élisent aussi des membres analphabètes actifs, dynamiques et porteur de la communauté.
Les élèves, devenus maîtres et ou parents, s'investissent également dans cette école qui revêt à leurs yeux une importance singulière.

On retrouve certains parents du comité dans d'autres comités que ce soit au niveau santé, agricole, dans les programmes Inter Aide ou dans d'autres organisations.
Au fil du temps, les parents comprennent l'importance de la scolarisation et celle d'avoir une école à proximité de chez eux, leur école, c'est pourquoi ils s'engagent dans ces comités qui sont "les directeurs" de l'école, pour garantir le bon fonctionnement de l'école et assurer sa durabilité.

Charge de travail :

Le temps consacré par les parents élus à leur travail au sein du comité varie selon les mois de l'année : il est au minimum d'un jour pour le contrôle du travail des maîtres et d'un jour pour la rencontre avec Inter Aide. En plus, le comité sera sollicité au fil des mois pour les réunions de parents, la réalisation des inventaires, des inscriptions, le recrutement des maîtres, la négociation et réalisation de projets.
En moyenne, chaque mois, le comité consacre 3 à 4 journées pour leur travail au sein de l'école.

Le travail du comité est bénévole. Certains comités ont demandé aux parents de se cotiser pour être dédommagé lors d'une longue journée, pour pouvoir s'acheter de quoi manger (en général, lors des journées de formation avec Inter Aide , un repas leur est offert en fin de formation).

3. Rôles et responsabilités

A la création des comités, le rôle de celui-ci était centré sur la gestion des projets d'écoles tels que construction ou réhabilitation des bâtiments, équipement en mobilier… Cela impliquait définition des besoins, élaboration du projet, négociation de l'aide qu'Inter Aide pouvait apporter, contractualisation puis réalisation du projet d'école. Mais ce n'est que petit à petit que le comité a rempli cette fonction qui lui était attribuée

Les projets Inter Aide ont décidé de confier progressivement d'autres responsabilités aux comités d'école.

Aujourd'hui, le rôle du comité est de se positionner et d'agir comme un comité directeur. Ses responsabilités actuelles sont :

1. Le contrôle du travail des maîtres
2. La gestion des maîtres
3. L'inscription des élèves
4. La gestion de l'école et des fournitures
5. La gestion des conflits
6. La réalisation des projets
7. La gestion des caisses
8. Le relais entre l'école et la communauté

Chacune de ces responsabilités est détaillée ci-dessous.

Bien sûr, toutes ces tâches doivent encore être accompagnées mais les comités progressent dans leurs réalisations. Un contrat marque l'engagement des comités, de l'OKPK et d'Inter Aide.
Inter Aide envisage de leur transmettre encore d'autres responsabilités telles que la réalisation de leur budget d'école (déjà en cours sur le Bas Cahos et à l'essai sur la zone de Chenot), et d'augmenter toujours leur part de responsabilité dans les autres activités.

La subvention :

Pour compléter la prise en charge des coûts versée par les parents, Inter Aide verse une subvention aux écoles. Cette subvention était en moyenne de 173 gourdes (7.5 €) par élève en 2001/2002. Le montant est évalué en fonction de la situation socio-économique et scolaire de la zone.

Sur le Bas-Cahos, en fin d'année précédente, chaque comité négocie avec Inter Aide en fonction de son budget prévisionnel une subvention pour l'année à venir. Sur Chenot, pour encourager la scolarisation d'un maximum d'enfants, une subvention est négociée avec chaque comité en fonction du nombre d'élèves scolarisés.

3.1. Le contrôle du travail des maîtres

Le comité, trois parents minimum, doit réaliser à la fin de chaque mois, le contrôle du travail des maîtres. Pour ce faire il est aidé par les animateurs administratifs de l'OKPK (Organism pou Kore Pwojè Kominotè, organisme pour soutenir les projets des communautés).

Ensemble, ils contrôlent la présence et la ponctualité quotidienne des maîtres et la préparation des leçons par ces derniers.
Ils vérifient aussi le nombre d'élèves présents et leur heure d'arrivée dans l'école.
Pour s'aider dans sa tâche, le comité peut s'appuyer sur un règlement des maîtres dont la trame a été initialement proposée par Inter Aide mais qui est désormais chaque année adaptée aux réalités de la communauté par le comité d'école.
Le comité est aussi amené à se rendre régulièrement dans l'école pour évaluer son fonctionnement.

La fiche EDUCATION-2.1.3. Le contrôle du travail des maîtres, écrite par Anne-Sophie et Fabio Sarmento da Silva détaille l'appui apporté par l'OKPK aux comités d'écoles dans le contrôle administratif du travail des maîtres.

3.2. La gestion des maîtres

En tant qu'employeur des maîtres, le comité est chargé du recrutement des maîtres, du paiement de leur salaire et des éventuels licenciements.

• Recrutement : le rôle du comité consiste à évaluer les besoins de l'école en terme d'effectifs puis d'affecter de nouveaux maîtres si nécessaire.
• Le comité est aussi impliqué dans le recrutement de nouveau maître: c'est au comité que revient la charge de proposer les candidats et les membres du comité font également partie du jury devant lequel les nouveaux candidats se présenteront. Le volet pédagogique de l'OKPK appuie le comité pour la sélection des candidats.
• Paiement des maîtres : le comité est également chargé de payer les maîtres chaque mois en appliquant les sanctions décidées lors du contrôle du travail des maîtres.
• En cas de problèmes, c'est également le comité qui est chargé de révoquer les maîtres.

3.3. L'inscription des élèves

Chaque année, les comités fixent les conditions d'inscriptions pour leurs écoles avec l'appui du volet pédagogique de l'OKPK et d'Inter Aide.
Le comité est chargé d'inscrire les élèves en début d'année scolaire. Les maîtres apportent un soutien au comité dans cette tâche.
L'inscription doit être validée par une liste sur laquelle le volet administratif de l'OKPK a repris tous les noms des élèves inscrits les années précédentes et le niveau dans lequel ils sont censés être inscrits. Pour évaluer le niveau des nouveaux élèves, des examens sont réalisés en collaboration avec le volet pédagogique de l'OKPK en début de l'année scolaire.

Le comité est également chargé de collecter l'argent des inscriptions, qui financera trois types de dépenses : le paiement des fournitures, le paiement partiel du salaire des maîtres (Inter Aide complétera pour que les maîtres soient payés toute l'année) et les projets d'école (équipement, construction…).
Dans cette tâche, les comités sont encadrés par les animateurs du volet administratif et logistique de l'OKPK.

Pourcentage de participation des parents :

• La participation financière des parents (écolages) représente selon les écoles de 11 à 59% des indemnités des maîtres, avec une moyenne de 32%
• La participation financière des parents aux fournitures représente 70% sur le Bas Cahos, 39% sur le Haut Cahos (Médor, Chenot, Pérodin)
• La participation des parents au coût des livres est actuellement de 50%
• La participation des parents aux projets d'école (apport monétaire et valorisé) oscille de 15 à 100% selon les projets (avec une moyenne de 20%).

3.4. La gestion de l'école et des fournitures

Les comités vérifient les commandes de fournitures envoyées par le volet logistique de l'OKPK. Ils sont aussi chargés de gérer les livres et le matériel de l'école. Pour les aider dans cette tâche, un inventaire est réalisé annuellement avec le volet logistique de l'OKPK. La gestion des bâtiments et du matériel de l'école est aussi sous leur responsabilité. Les comités peuvent, si nécessaire, solliciter les projets Inter Aide pour une participation financière à un projet de fabrication de bancs par exemple. Ils sont aussi responsables de l'entretien et l'aménagement des locaux.

3. 5. La gestion des conflits

C'est au comité de gérer les différents conflits qui peuvent survenir au sein de l'école, que ce soit entre les maîtres et les élèves ou entre les parents et les maîtres.
L'assemblée de parents fait fonction de médiateur lorsque cela s'avère nécessaire. Les projets Inter Aide peuvent également jouer ce rôle de médiateur.

3.6. La réalisation des projets d'écoles (construction, réhabilitation, fabrication de mobilier…)

Les projets d'écoles répondent aux différents besoins des écoles : réalisation de tableaux, bancs, armoires, portes, fenêtres, murs secs, latrines, construction d'une tonnelle ou d'une classe murée, excursion, achat de livres, fête d'école ou autres.
Le comité doit d'abord évaluer précisément les besoins de l'école. Ensuite, aidé du volet administratif de l'OKPK ou du projet Inter Aide, le comité détermine le projet prioritaire et ce qui sera nécessaire à sa réalisation.
Inter Aide et le comité discutent et négocient la participation de chacune des parties puis un contrat projet est signé.
Les parents interviennent souvent par une participation physique dans le transport du matériel jusqu'à l'école ou l'apport en eau, sable, roches, gravier. Et très souvent aussi dans le paiement de l'artisan (maçon ou menuisier).
Pour chaque type de projet, un pourcentage de participation des parents est exigé.
Une fois le projet signé, un des acteurs passe commande auprès de l'OKPK ou se rend sur le marché local.
Un calendrier de réalisation est aussi fait et des délais sont fixés.

Formation des comités à la construction d'école, Olivia et Géry Despret, janvier 2004

3.7. La gestion des caisses

Chaque école compte deux caisses minimum : la caisse destinée à payer les maîtres est utilisée jusqu'à ce qu'elle soit vide (pendant les 3 premiers mois de l'année scolaire en moyenne), c'est alors Inter Aide qui prend le relais . Une autre caisse, également remplie en début d'année, est destinée au financement des projets d'école. Elle sera gérée par le comité tout au long de l'année.
Les comités ont "un cahier caisse" où toutes les recettes et dépenses doivent être notées, de l'achat du balai pour nettoyer la cour de l'école aux planches pour faire les bancs, tout doit apparaître.
Des modifications de gestion sont apportées progressivement, notamment sur la zone de Chenot.
Sur Pérodin, une troisième caisse alimentée en début d'année par les parents d'élèves est consacrée à dédommager les parents élus du comité.

3.8. Le relais entre l'école et la communauté

Les parents élus au sein du comité d'école jouent le rôle de relais de l'information auprès de toute la communauté. En cas de litige ou de décision difficile à prendre, le comité peut convoquer une réunion de parents, une décision communautaire étant plus facile à assumer et à appliquer.
Le comité a des comptes à rendre aux parents sur ce qui se passe dans l'école et sur tout ce qui concerne la gestion financière.
Les comités ont aussi un rôle important à jouer au niveau de leur communauté pour la promotion de la scolarisation (qui aura également pour effet d'assurer la pérennité de leur école).

Les comités ont aussi un rôle à jouer dans l'intégration de l'école à la communauté. Certains l'ont bien compris et renforcent cette intégration à travers diverses activités : fête d'écoles, prêt des locaux pour d'autres activités, pépinières,…
Ils sont aussi sollicités à participer à d'autres activités comme la santé scolaire, l'hygiène,…
Ce sont évidemment les comités les mieux intégrés et les plus motivés qui réalisent ce type d'activités.

4. Les contrats

Le contrat de fonctionnement :

Un contrat marque l'engagement des comités, de l'OKPK et d'Inter Aide. Ce contrat a été le fruit de nombreuses discussions entre les responsables de programme Inter Aide ; un premier modèle de contrat a été soumis aux animateurs et collaborateurs de l'OKPK. Ensuite, petit à petit, cette base commune a été négociée avec les comités d'écoles et à abouti à un contrat de fonctionnement.
Ce contrat est différent sur chaque zone, chaque responsable avançant au rythme des comités.
Ce contrat signé par le comité, l'OKPK et le projet Inter Aide de la zone concernée définit clairement et précisément les tâches de chacun. Il est signé en début d'année et est renouvelé annuellement après discussion par les trois partenaires.

Son contenu détermine les responsabilités de chacun en ce qui concerne :

• la représentation des parents
• les inscriptions des élèves
• le contrôle des élèves
• la gestion des maîtres au quotidien
• l'engagement et la révocation des maîtres
• la gestion des fournitures
• la gestion de la caisse
• les subventions
• le délai d'application du contrat

(Le contrat détaillé est annexé)

Les contrats projets : Un autre type de contrat concerne la réalisation des projets d'école.
Une feuille commune à toutes les zones définit les responsabilités concrètes de chacun dans la réalisation du projet. Ainsi, les tâches de chacun sont clairement définies ainsi que la participation financière et physique et les délais de réalisation.
C'est Inter Aide (projets Inter Aide de Chenot, Pérodin, Médor ou Bas-Cahos), et le comité d'école qui s'engagent dans ce type de contrat.
L'OKPK est souvent amené à réaliser certaines tâches à la demande d'une des deux parties.

5. La formation des comités

L'objectif général de la formation des comités d'école est de les amener progressivement à plus d'autonomie, pour qu'ils se positionnent véritablement comme un comité directeur de l'école capable de gérer un budget et de garantir la qualité de l'école.

Plus spécifiquement, la formation des comités vise à améliorer l'exploitation des différents outils qu'ils utilisent dans leur travail.

Le contenu des formations est adapté au besoin de chaque comité et certaines formations de base sont dispensées à tous les comités en ayant toujours le souci de l'adapter au niveau de chaque comité. Ces formations continues sont dispensées au gré du travail avec les comités, en fonction des besoins, des difficultés rencontrées et des problèmes à résoudre.

Les comités sont ainsi accompagnés et formés un minimum de deux fois par mois lors du contrôle du travail des maîtres et lors de la rencontre avec Inter Aide qui est très souvent l'occasion de la remise de la subvention.

De nombreux outils sont mis en place par l'OKPK et par Inter Aide à l'attention des comités :

Le classeur du comité contient :
- le cahier de caisse
- le règlement de l'école
- le calendrier scolaire
- les feuilles de présence des maîtres
- le contrat comité / Inter Aide / OKPK
- le statut de l'école
- le règlement de l'école & les contrats maîtres / comités
- l'inventaire des livres et de l'équipement de l'école.

La formation des comités est assurée par l'équipe des projets Inter Aide de Chenot, Pérodin, Médor et Bas-Cahos, (soit pour chacune des zones géographiques, un animateur local et le couple de responsables de programme expatriés) et l'équipe OKPK, composée d'animateurs et superviseurs encadrés par des responsables de programme expatriés (cf. organigramme en annexe). Ponctuellement des intervenants extérieurs sont amenés à participer à cette formation. Des gens compétents en santé sont aussi occasionnellement des interlocuteurs des comités.

6. Le suivi et l'évaluation des comités

Le suivi-évaluation du travail des comités est réalisé en collaboration par l'équipe d'Inter Aide et celle de l'OKPK. Le volet administratif de l'OKPK rend régulièrement des rapports sur l'attitude et les aptitudes des comités lors des séances de contrôle du travail des maîtres et lors des activités réalisées en collaboration avec l'OKPK.

Lors des visites dans les écoles, Inter Aide et l'OKPK peuvent se rendre compte du fonctionnement de l'école, des relations entre les maîtres et le comité et se faire ainsi une idée plus précise de la qualité de gestion de l'école.
Au travers de la réalisation des projets, Inter Aide peut aussi juger de la motivation, de l'implication et de la compétence des comités.
Au fil des activités avec les comités, les projets Inter Aide de Chenot, Pérodin, Médor et Bas-Cahos constatent également les progrès et acquisitions des comités dans la réalisation des tâches : lors des réunions de formation et des réunions de parents, on peut évaluer la prise de responsabilités, le positionnement et la capacité des comités à transmettre les informations aux parents ; les (rares) initiatives prises par les comités sont des preuves de l'autonomie et de l'assurance prise par les comités…
C'est donc à travers l'accompagnement des comités et grâce à leur travail de proximité qu'Inter Aide et l'OKPK peuvent évaluer la progression des comités.

Au minimum, les comités sont rencontrés deux fois par mois, lors du contrôle du travail des maîtres et lors de la remise de la subvention.

Mais le meilleur indicateur du travail du comité est la santé de l'école car le mauvais travail du comité ou son manque de motivation se répercutent très vite sur l'école par une diminution de motivation et de fréquentation des élèves, une diminution des effectifs, une démotivation communautaire.

En cas de mauvais travail, Inter Aide peut imposer des sanctions aux comités. Dans un cas extrême, Inter Aide peut décider de ne plus soutenir l'école et arrêter de la subventionner. Le plus souvent, quand le contrat n'est pas respecté, Inter Aide retarde les versements des subventions et discute et cherche des solutions avec le comité afin de régler les points conflictuels. Au besoin, une réunion de parents d'urgence est convoquée.

Grille annuelle d'évaluation des comités :

Indicateurs de résultats : gestion administrative améliorée / plus autonome:

Bien que le niveau des comités soit très variable, ils ont tous progressé dans la réalisation des tâches qui leur sont confiées. Aucun n'est parfait et chacun a ses points faibles et ses points forts. Il reste pas mal de travail à faire mais c'est petit à petit que les comités arrivent à progresser.

Les meilleurs comités arrivent à remplir leur cahier de caisse de manière acceptable et gère correctement l'argent, sont capables de réaliser un projet, parviennent à gérer les maîtres et à se positionner face à eux, sont capables d'informer correctement les parents et réalisent une gestion acceptable des bâtiments et du matériel de l'école. En revanche, la révocation des maîtres reste une tâche difficile pour tous les comités et ils ont souvent besoin de l'appui d'Inter Aide pour prendre leur décision.

Progressivement, de nouvelles responsabilités continuent de leur être transmises, afin qu'ils deviennent véritablement directeurs de leurs écoles ; c'est le cas notamment de la gestion du budget de l'école dont la responsabilité est en train d'être reprise par les comités de Chenot et du Bas Cahos, expérience que l'on espère pouvoir étendre ensuite à toutes les zones.

Vous pouvez donner VOTRE AVIS, faire part de vos idées et suggestions, par mail ou sur le forum. Merci !

Fiche OKPK.2.1.1.
Fiche OKPK.2.1.2.
Fiche OKPK.2.1.3.
réactions de Pierre Teisseire (ex RP centre de formation de Marigot, ACDED, Haïti) et Yves Lecorgne (ex RP appui aux écoles de Manakara) aux fiches 1 à 3.

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rapport d' Evaluation de la phase de positionnement en appui extérieur, programme de scolarisation chaîne des Cahos - 1996-2000 (Haïti), Lionel Eustache, Jacques Thony, Juin 2001. (Partenariat Inter Aide / Aide et Action). La synthèse est également en ligne sur le site du F3E. : www.f3e.asso.fr/

* Laurence Collins et Renaud Keutgen sont responsables du programme d'appui aux écoles de Chenot dans les Cahos (Haïti) depuis novembre 2000.