PRATIQUES - éducation - Outils

Pierre Teisseire
Timothée Samedi *
Février 2004

1.Introduction
2. Les outils du centre de formation de Bwa Toma:
A. les outils administratifs et RH
B. Les outils financiers
C. Outils d'intendance
D. Outils des formation
E. Outils de suivi de la clientèle

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1. Introduction

Après respectivement deux années de prise de fonction, Timothée Samedi (administrateur) et Pierre Teisseire (responsable) ont estimé intéressant de faire un point sur les outils qu'ils ont mis en place (amélioration et création) et utilisent pour gérer le centre de formation Bwa Toma (CFBT) de Marigot.

Ce point sur " l'existant " permet dans un même temps :
- d'identifier les aspects du mode de fonctionnement de la structure sur lesquels nous pourrions encore apporter des améliorations ;
- d'identifier les actions à mettre en œuvre pour renforcer l'administrateur dans son autonomie de gestion du centre et lui faciliter le suivi des prestations assurées en son sein ;
- de capitaliser l'ensemble des outils et leurs modalités d'utilisation.

L'ensemble des outils présentés ne constitue pas un modèle de référence mais peut-être que certains d'entre vous y trouveront de quoi alimenter leurs réflexions et recherches sur l'adaptation des moyens à disposer pour affiner le fonctionnement d'un établissement tel qu'un centre de formation. Nous souhaitons que notre démarche puisse encore s'enrichir aussi vos remarques sont les bienvenues.

Les différents outils ont été classés par domaine d'utilisation :
- administratifs
- financiers
- intendance
- formation
- clientèle

2. Liste des outils du CFBT

A/ Outils administratifs (tout ce qui nous sert pour la gestion des RH)

1. Profils de poste: annexe 1 : les exemples au sein du centre:

Profil de poste administrateur (document word)
cuisinière (document word)
chauffeur mécano (document word)
femme de ménage (document word)
Répartition des tâches entre gardiens (document word)

Loin de présenter un format type, les profils de poste sont globalement le rappel des engagements qu'un membre de l'équipe du CFBT prend en postulant et acceptant une fonction. Ils permettent de synthétiser l'ensemble des tâches et responsabilités qu'un employé doit prendre en charge et donc peut servir de référent pour l'évaluation de l'intéressé à son poste ou en cas de différent avec lui.

2. Fiche récapitulative des jours de congés et de compensation du personnel permanent (annexe 2 - document Word)

Cet outil répond à une exigence du CFBT. Bien que la taille de l'équipe ne constitue pas une difficulté, le mode de rémunération du personnel peut être compliqué en raison de deux systèmes existants au sein du centre pour les congés payés et des modalités de récupération ou d'indemnisation des jours fériés ou des week end travaillés.

L'ensemble du personnel bénéficie d'un 13è mois mais chauffeur et gardiens peuvent selon leur volonté et les capacités financières de la structure joindre un 14è mois s'ils ne souhaitent pas prendre de vacances (ce qui est généralement le cas).

Sauf pour l'administrateur pour qui son poste induit une présence en fonction de l'accueil de la clientèle nécessaire à assurer, les autres membres permanents du personnel se voient rétribuer dans la mesure des possibilités à 200% les jours fériés et le chauffeur en cas de travail le samedi ou dimanche à 100%.

Un système de récupération du travail les jours fériés ou en fin de semaine peut être imposé si les finances du CFBT ne peuvent supporter un accroissement de la masse salariale sur une période donnée. L'outil permet donc de suivre le nombre de jours exceptionnels de travail, le nombre déjà récupérés ou à récupérer.

3. Fiche récapitulative des journées mensuelles de travail du personnel temporaire (annexe 3 document Word)

Cette catégorie de personnel (cuisinières, femmes de ménage, lavandières) est payée sur la base du nombre de jours réellement travaillé et celui de stagiaires effectivement présents pour chacune des prestations, en fonction de forfaits tarifaires établis à l'avance. Cette fiche sert donc à totaliser le nombre de journées cumulées par types de tarifs pour chaque membre de l'équipe temporaire.

4. Fiche de calcul du salaire du personnel temporaire (annexe 4 document Excel)

Grâce aux informations contenues dans la fiche précédente ce fichier Excel permet de définir pour chacun des membres et au total le montant des rémunérations mensuelles.

5. Fiche de suivi de la main d'œuvre / transport de l'eau (annexe 5 document Word)

Un peu dans le principe mis en place pour le personnel temporaire, la main d'œuvre utilisée pour le transport de l'eau bénéficie d'un suivi de ses activités pour définir l'indemnité qui lui sera accordée en fonction de la participation effective à cette activité indispensable pour le fonctionnement du centre.

L'élaboration de cet outil a été l'occasion de définir le mode d'indemnisation sur une base unitaire équivalente à un trajet et chargement de la citerne de 6 drums de 200 litres.

B/ Outils financiers (tout ce qui nous sert pour suivre une prestation, la facturer, capitaliser les statistiques de bilan et assurer les transferts d'information au siège d'Acded)

1. Bilan des dépenses hebdomadaire (annexe 6 document xls)

Cet outil permet d'enregistrer les dépenses encourues pour assurer la restauration des stagiaires séjournant au CFBT, que ce soit des dépenses engagées aux marchés de produits frais ou bien celles correspondantes aux sorties du dépôt de nourriture.

Les données peuvent ainsi être comparées d'une semaine à l'autre et surtout servir aux calculs des coûts par prestation et par jour par stagiaire.

2. Fiche de répartition des coûts par commanditaire (annexe 7 fichier xls)

Cette fiche a été mise en place afin de faciliter le traitement des données issues des fiches de suivi de l'occupation hebdomadaire du centre, du bilan des dépenses par semaine et de location logistique et assurer l'enregistrement des variables sur les fiches de coûts par prestation.

Elle établit en particulier le niveau de dépenses par rubrique (nourriture, personnel temporaire, fournitures et prestation de formation) pour chaque client de la semaine et par auto calcul les coûts par stagiaire et par jour.

3. Fiche de coûts par prestation (annexe 8 doc. Word)

Ce document permet outre le rappel de l'enregistrement de l'identité d'un client, celui de l'effectif réel du groupe ayant séjourné et le montant des dépenses encourues quelles soient de nourriture, de fournitures, de personnel temporaire ou de prestation de formation.

L'ensemble de fiches de coûts par prestation sur une période donnée permettra l'enregistrement des données pour dresser la fiche de bilan d'exercice sur cette période.

4. Fiche de facturation d'une prestation (annexe 9 fichier xls)

Conçu sur une feuille de calcul Excel, ce fichier permet suite à l'enregistrement d'informations issues de la fiche de location logistique et de celle de suivi de l'occupation hebdomadaire de calculer automatiquement le montant global d'une prestation avec si nécessaire le retranchement de l'avance qui a pu être versée préalablement.

5. Fiche bilan d'exercice sur une période donnée (annexe 10 fichier xls)

Ce canevas est particulièrement pratique pour enregistrer et traiter les données liées à la lecture de l'exercice entrepris sur une période (mensuelle, trimestrielle, annuelle). De ce fichier Excel sont obtenus un ensemble de paramètres quantitatifs (cumuls des usagers, des dépenses, des recettes etc.) et statistiques (taux d'occupation, taux de viabilisation).
Les fiches de coûts par prestation sont la source majoritaire des données à retranscrire dans cet outil avec des compléments issus de la fiche des avances accordées au centre par Acded et de justification des dépenses.

6. Fiche de bilan des entrées financières du CFBT (état des balances de formation, dépôts d'avance) (annexe 11 fichier xls)

Etant donné que le CFBT peut recevoir des avances en cash de certains clients il est nécessaire d'assurer le suivi des flux financiers entrants dans les caisses du centre. Sans cela, Acded aurait beaucoup de mal à contrôler les entrées effectives totales.

D'autre part, cet outil permet également de préciser les avoirs réels du centre en fonction du paiement des balances pour les diverses prestations. De la même manière, elle facilite le suivi du paiement des prestations consenties aux différents programmes Acded.

7. Fiche de suivi des avances accordées au centre par Acded (annexe 12 fichier xls)

Ce tableau actif (fichier Excel) a une double ambition : faciliter le suivi des entrées-sorties du CFBT quelle que soit leurs origines ou destinations ; présenter un bilan mensuel des dépenses et recettes en rappelant les intitulés des factures payées par le centre et le numéro des factures déjà perçues par le centre. C'est donc un suivi des avances et des entrées financières directes du CFBT et la justification des dépenses engagées normalement sur un mois.

8. Fiche de prévision mensuelle de fonctionnement du CFBT (annexe 13 fichier xls)

Ce fichier permet d'enregistrer par rubrique comptable les dépenses à engendrer pour assurer le fonctionnement normal de la structure et celles plus ponctuelles liées par exemple à l'acquisition d'un équipement ou le lancement d'une action spécifique qui devront au préalable avoir fait lieu d'une demande de pro forma.

S'il y a des réservations sur un mois donné, la rubrique nourriture formation de cette fiche de prévision sera complétée par les données issues des grilles de prévision des dépenses en cuisines du CFBT.

9. Fiche de suivi des dépenses pour un projet de construction (annexe 14 - doc Word)

Ce fichier a été mis en place lors de la réalisation de chantiers au CFBT (WC, citerne) pour en faciliter le suivi. Bien que simplifiée cette grille de suivi donne un exemple de ce que chacun peut utiliser sur un projet de construction pour comparer dépenses et quantités prévues par rapport à ce qui a été réellement acheté ou payé.

Cette mise en place a été assurée également pour présenter aux différents RP un moyen de suivi et d'évaluation de la situation de chacune des actions entreprises. La rédaction des règles et procédures de la Commission d'Appui aux Projets (KAP) abouti à tout un jeu d'outils de gestion de projet et de suivi des réalisations. Une mise à disposition en ligne est envisagée dès finalisation et pour joindre de plus amples informations sur ce type d'outils leur consultation sera sans doute possible d'ici la fin février 2004.

C/ Outils d'intendance (tout ce qui nous sert pour gérer les différents dépôts et leur réapprovisionnement)

1. Modalité de gestion de dépôt par une personne illettrée (annexe 15 - doc Word)

Ce document présente globalement les principes retenus pour qu'une personne illettrée (dans notre cas la chef cuisinière) puisse gérer le dépôt de nourriture du CFBT. Sa vocation est seulement de montrer que même dans cette situation, il est possible de mettre en place des outils adaptés aux capacités du personnel tout en répondant aux exigences de suivi des entrées et sorties de denrées alimentaires.

2. Fiche produit d'un dépôt (annexe 16)

Cette fiche permet le suivi du stock disponible pour un produit défini. Elle consiste à enregistrer chacune des entrées et sorties et de dresser au fur et à mesure la balance effective. Une version adaptée permet de suivre les mouvements de stocks même si les utilisateurs de ces stocks sont de plusieurs identités comptables, par exemple, différents programmes qui doivent être en mesure de connaître précisément leurs avoirs (en dépôt) et leur consommation effective (pour la réalisation d'une activité donnée).

3. Fiche produit et de suivi des tarifs (annexe 17)

Cette fiche a pour vocation d'enregistrer les fluctuations des prix sur le marché et permettre ainsi la mise à jour des coûts dans le calcul des prévisions budgétaires en fonction des réservations à venir de la structure.

4. Grilles de prévision des dépenses en cuisines du CFBT (annexes 18 a et b - fichiers xls)

Ces deux nouvelles grilles permettent par croisement de leurs données de définir selon la prévision de fréquentation en homme / jour les quantités et valeurs des produits nécessaires à s'approvisionner pour assurer le fonctionnement des cuisines du centre.

La première grille établie la valeur des denrées à racheter pour le dépôt et des produits frais achetés hebdomadairement au marché par rapport à une estimation (moyenne sur deux mois) de la consommation d'une personne passant une journée au centre en pension complète.

La seconde est construite de sorte que les stocks restants en dépôt de nourriture réduisent au strict nécessaire les achats. En fonction de son choix une constitution de stock minimum peut également être réalisée afin de pouvoir répondre rapidement à des commandes de prestations imprévues.

5. Procédure d'entrées - sorties de matériaux dans les dépôts respectivement à chaque programme (annexe 19)

Comme mentionné précédemment, les différents programmes utilisent également les dépôts du CFBT pour entreposer des matériaux. Par volonté d'affecter à un membre de l'équipe du centre la responsabilité de gestion des dépôts tout en lui permettant de travailler dans de bonnes conditions, il a été indispensable de définir les règles auxquelles chacun doit se référer pour les entrées et sorties de stocks.

En raison de la valeur considérable des stocks, seules des procédures incontournables constituent une garantie pour éviter les pertes et les retards dans la mise en œuvre des activités des programmes ou du CFBT.

6. Fiches d'enregistrement des ouvrages en bibliothèque et indépendamment en centre de ressources (annexes 20 a et 20 b)

Loin de constituer un véritable outil de documentaliste, cette fiche permet au strict minimum de détenir la liste des ouvrages disponibles. Cette fiche est apparue nécessaire pour assurer l'identification de l'ensemble des livres que nous avons reçu cette année.

7. Procédure d'inventaire

Les principes véhiculés dans la démarche d'inventaire sont complètement distincts du suivi des stocks. Un inventaire constitue tout simplement le comptage de ce qui existe réellement en stock.

C'est après avoir effectué l'inventaire et par comparaison avec les fiches de suivi des stocks que peuvent être connue les éventuelles pertes ou disparitions.

D/ Outils des formations (les supports utilisés pour communiquer entre le centre et les formateurs)

1. Rapport d'intervention des formateurs (annexe 21)

La trame du rapport d'intervention est identique depuis plusieurs années à Marigot, seules des modifications ont été apportées pour capitaliser au maximum les outils didactiques, les exercices proposés, les modes d'évaluation retenus et les notes des stagiaires etc.

Sans ces modifications l'enjeu de la mise en place du cursus de formation des maîtres n'aurait pu être atteint car des traces disponibles des sessions de formation dispensées auparavant nous ne pourrions pas garantir en cas de désistement d'un formateur une reproduction de la même thématique ni une amélioration des modules en général.

2. Cahier des charges de passation de commande à un formateur (annexe 22)

Ce cahier des charges a été mis en place et représente un canevas standard où seuls les objectifs et les compétences attendues de la part des maîtres diffèrent selon les sessions. Ce document tend à l'anticipation de la réception des propositions des formateurs pour mieux permettre leur recadrage et faciliter les échanges entre partenaires (formateurs, responsables de programmes ou commanditaires). Il est complété par une grille de suivi afin d'appréhender le respect des échéances par les prestataires extérieurs.

3. Grille de suivi des échéances des formateurs (annexe 23)

Afin de s'assurer du respect par les intervenants du planning des formations, une anticipation des commandes est systématiquement effectuée. Malheureusement, une telle disposition ne suffit pas à garantir la réception des propositions - draft et définitives - aux échéances mentionnées dans les cahiers des charges.
C'est pourquoi sont mentionnées des pénalités dans le cahier des charges fournis aux formateurs potentiels et pour leur application un suivi de la réception des propositions est indispensable. Cette grille a donc été élaborée à cet effet.

4. Information des formateurs / système d'appel d'offre (annexe 24)

Cette lettre d'information a été rédigée pour répondre à plusieurs changements parvenus dans les relations du CFBT avec les formateurs. La mise en place du cursus de formation des maîtres, la modification du système de sélection des intervenants … ont imposé cette démarche informative.

Surtout en ce qui concerne le système d'appel d'offre simplifié pour la réception de propositions, le CFBT devait préciser aux potentiels intervenants les nouvelles règles qui seront utilisées dorénavant. De plus, nous souhaitions que les formateurs prennent position sur les thématiques qui les intéressent à développer pour enrichir globalement notre démarche et ouvrir le répertoire de formateurs par domaine de compétences.

5. Canevas des fiches module de formation (annexe 25)

La définition de ce canevas a été imaginée pour assurer un format standard de présentation des fiches module de formation. Elles constituent un support de communication pour les prestations de formation que le CFBT est susceptible d'organiser pour le compte de n'importe quel commanditaire.

E/ Outils de la clientèle (supports de promotion, notices de fonctionnement, enregistrement et suivi des commandes)

1. Tarifs, conditions de réservation et pénalités possibles (annexe 26)
Tarifs organismes extérieurs 2003
Tarifs programmes ACDED 2003
Tarifs pour Programmes Inter Aide 2003
Tarifs 2003 Touristes

Par souci de transparence, le mode de facturation se doit d'être formellement fixé et pour cela les tarifs clairement expliqués quelle que soit la prestation commandée au CFBT. Ses commanditaires ont été classés par type : programmes Acded, autres organisations, individuels Acded et " touristes ".

Une grille de tarification existe pour chaque grand type de commanditaire. Elle présente également les engagements entre le CFBT et le commanditaire, en particulier, les conditions de réservation et les pénalités qui seront appliquées en fonction du délai d'annulation d'une réservation ou de la variation entre l'effectif réel et le nombre de participants initialement prévu.

Ces grilles permettent ainsi aux potentiels clients de connaître le coût d'une prestation consommée au CFBT, de dresser leur devis, etc. Pour la rédaction de pro forma ou la facturation au CFBT, elles constituent les documents de référence avec croisement des données issues de la feuille de location logistique et la fiche de suivi de l'occupation hebdomadaire.

2. Menus types du CFBT (annexes 27 a et 27 b)

Deux types de menu sont proposés aux usagers. Du choix de l'un d'entre eux dépend en partie la facturation. Lorsque nous recevons la sollicitation d'un potentiel nouveau client nous lui communiquons les tarifs en fonction de son type et éventuellement les exemples de menus hebdomadaires pour lui faciliter son choix.

La qualité des repas servis est un critère de sélection très important pour les organisations extérieures. La mise en place des nouveaux menus en considération des remarques ou recommandations des usagers a été réalisée. En fonction des disponibilités sur le marché des modifications sont parfois nécessaires mais globalement les repas suivront les principes de confection induits par le type de menu retenu par le client.

3. Règlement interne (annexe 28)

Plutôt que d'organiser un briefing systématique des stagiaires avant le lancement d'une formation, il a été jugé préférable de rédiger le règlement interne du CFBT et mettre un exemplaire bilingue à disposition dans chaque chambre comme couramment dans l'hôtellerie et dans le réfectoire.

Ce choix a permis d'éviter de s'accaparer la première demi heure des formations et les usagers peuvent se reporter au règlement tout au long de leur séjour. L'équipe du CFBT reste de toute façon à leur disposition pour compléter éventuellement les explications.

4. Fiche de location logistique (annexe 29)

Cet outil déjà existant depuis 2000 a été modifié afin de mentionner clairement le type de prestation que sollicite un client auprès du CFBT. En particulier : la période de réservation, le nombre prévu de stagiaires, le type de menu et toutes demandes spécifiques sont des critères importants pour assurer le confort des visiteurs, l'exactitude de la réponse à la commande et la facturation finale de l'occupation de la structure.

Dans ce dernier objectif qu'est la facturation, sans avoir recours à la fiche de réservation logistique il serait impossible d'appliquer les pénalités en cas de fréquentation moindre que réservée (cf. tarifs du CFBT).

5. Fiche de suivi de l'occupation hebdomadaire (annexe 30)

Cette fiche permet par commanditaire de suivre le nombre réel de personnes qui séjournent au CFBT et ce pour chacun des repas servis quotidiennement et des nuits passées. Ce suivi est indispensable pour assurer l'application des pénalités éventuelles ou tout simplement ajuster la facturation à la réalité des consommations.

6. Fiche de suivi des prestations individuelles accordées au staff Acded (repas et boissons) (annexe 31)

Ce document permet tout simplement le comptage des repas servis pour chaque membre d'Acded qui passent commande à l'avance pour sa restauration au CFBT.

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* Pierre Teisseire est responsable du centre de formation de Marigot en Haïti depuis novembre 01. Timothée Samedi est administrateur du Centre de formation.