PRATIQUES - éducation - fiche de poste animateur
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Définition de poste de l'animateur |
Laurence et Renaud Keutgen*
Janvier 2003
mise
en ligne 23.5.2003
A.Préambule
B.Définition
Activités de l'animateur Inter Aide
- Animation des réunions d'inspecteurs
- Rencontre mensuelle avec les comités
- Formation spécifique des comités
- Encadrement des réunions de parents
- Suivi des projets
- Parrainages (pour Aide et Action, partenaire d'Inter Aide dans les Cahos)
- Rencontre avec le responsable de programme
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A. Préambule  |
Cette définition de poste a été faite avec l'animateur lui-même, sur une période de 6 mois à raison d'une séance de travail mensuelle. Elle est un outil de formation de l'animateur ainsi qu'une bonne base pour le suivi et l'évaluation de son travail (et un bon outil d'auto-évaluation pour l'animateur lui-même). C'est également un bon outil pour le recrutement d'un animateur. Cette fiche de poste a été reprise et adaptée par les programmes d'appui aux écoles des Bas-Cahos, de Médor et de Marigot.
| B. Définition |
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L'animateur est un : Porte-parole : il transmet l'information |
Qualités requises
Dans les Cahos en Haïti, un collaborateur Inter Aide est une personne
qui dispose des qualités suivantes :
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Honnêteté |
- Gestion de l'argent (et soutien aux comités) |
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Sens de l'organisation |
- Répartition du travail |
| Dynamisme | - Investissement personnel pour les communautés - Ne rechigne pas à la tâche - Capacité à prendre des initiatives qui se justifient |
| Bonne santé physique | - Capacité à se déplacer à pied quotidiennement sur l'ensemble de la zone du programme (programme de Chenot, zone montagneuse enclavée) |
| Autonomie | - Indépendance d'esprit - Capacité à organiser son travail - Capacité à se remettre en question - Capacité à s'auto évaluer |
| Moralité sans faille ci | - Non-implication dans aucune activité illégale ou répréhensible d'aucune sorte, dans le cadre de son travail et à l'extérieur de celui |
| Sérieux | - Rigueur dans le travail - Respect des engagements - Respect des consignes de travail - Respect des horaires |
| Abordable | - Capacité d'écoute - Ouverture envers les partenaires - Attentif aux demandes et aux besoins des autres |
| Discrétion | - Non-diffusion des informations sensibles |
| Disponibilité | - Adapte son travail et son horaire aux besoins et non l'inverse |
| Capacité à gérer un groupe | - Qualité d'animateur - Capacité à mettre en valeur les comportements positifs et à sanctionner les comportements négatifs |
Activités de l'animateur Inter Aide
Les activités de l'animateur Inter Aide sont de différentes natures :
- Animation des réunions d'inspecteurs
- Rencontre mensuelle avec les comités
- Formation spécifique des comités
- Encadrement des réunions de parents
- Suivi des projets
- Parrainages (pour Aide et Action, partenaire d'Inter Aide dans les Cahos)
- Rencontre avec le responsable de programme
1. Animation des réunions inspecteurs
L'animateur prépare, avec le responsable de programme, les réunions inspecteurs :
- Il prévoit une réunion par mois à Chenot, fixe
la date et met les différents participants au courant.
- Il définit un ordre du jour.
Il anime les réunions en veillant à :
o Dynamiser le groupe
o Prendre en compte l'ordre du jour de chacun (développer chaque
point)
o Distribuer la parole
o Gérer le temps
o Reformuler pour s'assurer de la compréhension des messages
o Synthétiser les décisions prises
o Recentrer lorsque les discussions s'éloignent du sujet
o Clôturer chaque point de l'ordre du jour
o Clôturer la réunion
En cas d'absence du responsable de programme, l'animateur doit réaliser
un compte-rendu écrit de la réunion. Un rapport oral sera
également fait lors d'une rencontre entre l'animateur et le responsable
de programme.
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L'objectif principal de ces réunions est un
échange constructif entre les différents acteurs de
l'équipe d'encadrement du programme scolaire.
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2. Rencontre mensuelle avec les comités
L'animateur doit rencontrer chaque comité une fois par mois pour
le moins.
Il est responsable de planifier ces réunions et de s'assurer que
tous les participants sont au courant.
Il anime ces réunions en veillant à :
o Respecter l'ordre du jour
o Distribuer la parole
o Faire participer chacun
o Vérifier la compréhension des informations
o Vérifier que le comité maîtrise bien ses outils
et au besoin les former par rapport à ceux-ci (classeur avec le
contrôle du travail des maîtres, classeur coordinateur, classeur
comité, cahier de gestion de la caisse, carnet de dépôt,
contrat, règlement des maîtres).
o Avoir de la part du comité un bilan du fonctionnement de l'école.
Et en cas de problème, il aide le comité à trouver
des solutions.
o Réaliser un suivi de chaque comité au fil des réunions
o Résumer les décisions prises
o Clôturer la réunion
Lors de ces réunions, l'animateur est le représentant d'Inter
Aide sur le terrain, il doit donc transmettre et défendre les idées
prônées par Inter Aide.
Il doit s'assurer que l'ensemble du comité est au courant du fonctionnement
de son école ainsi que de tous les mouvements d'argent au sein
des caisses.
En cas de désaccord avec Inter Aide quant aux retraits d'argent
dans leur caisse, l'animateur doit énoncer clairement les conditions
à remplir avant ce retrait et le cas échéant, aider
les comités à remplir ces conditions dans la mesure de ses
possibilités.
Quant cette rencontre a lieu dans l'école, l'animateur doit laisser
une note dans le cahier de visite.
Pour chacune de ces réunions, l'animateur doit réaliser un rapport écrit (fiche "rankont komite") et un rapport oral qui pourront être discuté lors d'une réunion entre animateur et responsable de programme.
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L'objectif de ces réunions est d'assurer un suivi continu du travail des comités. L'animateur y joue un rôle d'évaluateur et doit si nécessaire être capable d'orienter les comités vers les solutions les plus appropriées. |
3. Formation spécifique des comités
En fonction de l'état d'avancement du programme, l'animateur propose des formations spécifiques et les met en place avec le responsable de programme.
Il est chargé de planifier ces formations, d'inviter les participants
et de s'assurer qu'il dispose du matériel nécessaire à
la réalisation de cette formation.
Il anime ces formations en veillant à :
o Dynamiser le groupe
o Préciser les objectifs de la formation
o Distribuer la parole
o Gérer le temps
o Reformuler pour s'assurer de la compréhension du message
o Synthétiser les grandes idées de la formation
o Recentrer lorsque les discussions s'éloignent du thème
de la formation ou sortent du cadre défini
o Clôturer la formation
Il est aussi chargé de veiller à la continuité de ces formations en faisant des rappels réguliers du contenu des formations réalisées.
Pour chacune de ces formations, l'animateur doit réaliser un bilan
écrit (qui sera intégré dans le rapport pour le suivi
des comités)
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L'objectif de ces formations spécifiques est de faire avancer le comité sur des points précis : soit des points qui posent problème, soit de nouveaux sujets à intégrer dans l'évolution du programme. |
4. Encadrement des réunions de parents
L'animateur, est présent à chaque réunion de parents (dans la mesure du possible).
Il doit veiller à ce que chaque comité organise au moins une réunion de parents par trimestre.
o Il prépare la réunion avec le comité quand ce
dernier fait appel à lui.
o Il laisse la parole au comité.
o Il met le comité en situation pour animer la réunion.
o Il prend, si nécessaire, un petit temps avec le comité
avant la réunion pour voir si tout est clair pour la réunion.
o Il fait en sorte que le comité s'installe face aux parents.
o Il s'assure que tous les sujets sont abordés et n'hésite
pas à poser des questions si le comité reste trop vague
sur certains points, ou à soulever les questions qui posent problème.
o Il soutien le comité vis-à-vis des parents si nécessaire.
Pour chacune de ces réunions, l'animateur doit réaliser
un rapport écrit (fiche réunion de parents) à remettre
lors de la réunion animateur et responsable de programme.
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L'objectif de cette présence de l'animateur en réunion de parents est de réaliser une formation continue des comités dans le cadre d'animation de réunion, de soutenir le comité face à la communauté si nécessaire mais aussi de veiller à l'avènement d'un contre pouvoir fort de la part des parents. |
o L'animateur est capable de superviser un projet d'école (réfection,
construction, équipement…) de A à Z.
o Il connaît les différents outils et sait les utiliser (liste
de prix, feuille projet,…).
o Il conseille les comités pour réaliser les projets qui
sont importants pour l'école.
o Il aide au besoin le comité à écrire le projet.
o Il envoie le comité auprès des responsables pour négocier
la participation financière ou autre des différentes parties.
o Il fait le suivi du projet, vérifie son bon déroulement
au cours des rencontres mensuelles avec les comités et rend compte
au responsable de programme.
L'objectif du suivi des projets est d'encadrer les comités dans
la réalisation de projets pour les rendre de plus en plus autonomes
dans la définition des besoins, dans l'évaluation des coûts,
dans la réalisation du projet et ainsi les amener à pouvoir
présenter des projets à des bailleurs.
o L'animateur doit comprendre la démarche et le fonctionnement
des parrainages de classes aux comités et aux parents.
o Il connaît les classes et les écoles parrainées.
o Il remplit au début d'année scolaire les dossiers de création
et les mises à jour.
o Il prend note des différents thèmes et les transmet aux
maîtres concernés.
o Il doit veiller à ce que le nombre de dessins demandés
arrive dans les mains du responsable des parrainages et donc doit s'assurer
à la réception des enveloppes que le nombre de feuilles
correspond à ce qui est demandé et à la réception
des dessins des mains du comité que tous les dessins y sont.
o Il doit respecter le délai fixé par le responsable parrainage.
o Il est responsable de l'acheminement des feuilles dans les écoles.
o Il est responsable de récupérer les feuilles des écoles.
o Il est responsable de contrôler la qualité des dessins
: respect du thème et des consignes.
o Il doit veiller à ce que chaque école dispose du matériel
nécessaire à la réalisation des dessins et doit demander
les fournitures au responsable parrainage en temps voulu.
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L'objectif du travail de l'animateur pour ce qui est des parrainages est que le travail demandé par le responsable parrainage soit rendu en temps voulu et avec la qualité demandée et que la raison d'être et la fonction des parrainages soient comprises par les comités. |
7. Rencontre avec le responsable de programme
Le responsable de programme planifie avec l'animateur une réunion par mois minimum.
o L'animateur fait un bilan oral du mois écoulé.
o Il remet l'ensemble de ses rapports écrits au RP.
o Il fait part de l'ensemble des informations dont il dispose sur le fonctionnement
des écoles et le travail des comités.
o Il planifie le mois à venir en collaboration avec le responsable
de programme.
o Il réalise un travail de préparation des formations spécifiques
et des autres rencontres avec les comités.
| L'objectif de cette réunion permet une mise en commun du travail effectué pendant le mois écoulé et permet aussi au responsable de programme de communiquer à l'animateur le fruit du travail réalisé avec les autres responsables de programmes ou lors d'une visite du chef de secteur. |
Une fois par mois, l'animateur remet un rapport d'activités expliquant
ses différents déplacements sur la zone, les objectifs de
chaque rencontre ainsi que les observations et résultats obtenus.
C'est à la remise de cette fiche que l'animateur touche son salaire.
Une fois par an, l'animateur remet un rapport annuel sur chaque communauté
(fiche "enjeux pour la communauté de…"). Il retrace
ainsi les grands enjeux de chaque communauté et le travail réalisé
par le comité et par les parents. Cela lui permet d'orienter son
travail selon les besoins de chacun.
En cas de problème récurrent dans une école, l'animateur
en collaboration avec le responsable de programme peut convoquer une réunion
intégrée dans l'école. Seront alors présents
des représentants de l'OKPK pédagogique et administratif,
le comité, l'animateur, le responsable de programme et au besoin
la communauté et les maîtres. Il est important qu'une note
soit inscrite dans le cahier de visites et que cette réunion intégrée
débouche sur une réunion de parents afin de mettre au courant
l'ensemble de la communauté.
L'animateur devra faire un rapport écrit.
L'animateur doit écrire dans le cahier de visite à chacune
de ses visites à l'école. En cas de visite imprévue
dans une école, il doit en faire rapport au responsable de programme.
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Cette définition de poste n'est pas établie une fois pour toute, elle est amenée à changer au fil de l'évolution du programme, mais en cas de changement, l'animateur doit impérativement être mis au courant et disposer de la nouvelle définition réalisée. |
Autres documents disponibles sur demande :
fiche rencontre comité : " Fiche Rankont Komité "
( (en créole)
Feuille réunion parents (en créole)
Fiche animateur pour préparer une formation d'un comité
(en créole)
Fiche animateur pour évaluer une formation dispensée à
un comité (en créole)
Bilan annuel " enjeux pour la communauté de… " (en
français)
Vous pouvez donner VOTRE AVIS, faire part de vos idées et suggestions, par mail ou sur le forum. Merci !
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* Laurence Collins et Renaud Keutgen furent responsables
du programme d'appui aux écoles de Chenot dans les Cahos (Haïti) de novembre
2000 à mars 2003.
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AVIS IMPORTANT Les
fiches et récits d'expériences "Pratiques"
sont diffusés dans le cadre du réseau d'échanges
d'idées et de méthodes entre les ONG signataires de
la "charte
Inter Aide". |