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La formation des comités eau ou associations d’usagers

contrat de délégation de gestionLes Communes sont selon le code de l’eau les maîtres d’ouvrage des infrastructures hydrauliques. La délégation de gestion doit donc être officialisée et cadrée par un contrat avec le gestionnaire. Dans les zones rurales où Inter Aide intervient, où la gestion est communautaire, un contrat est établit entre chaque comité et l’équipe communale concernée.

Cf. modèle sur le site Pratiques
www.interaide.org/pratiques/sites/default/files/5_contrat_de_delegation_de_gestion_cr_kr_francais_2013_finale.pdf

Les Comités Eau sont le premier échelon de la gestion et maintenance des ouvrages. Si l’expérience montre qu’il est nécessaire qu’il existe une entité externe pour appuyer les comités eau, les suivre et les redynamiser – ce qui justifie l’existence du STEAH, représenté par l’ACEAH – il reste néanmoins nécessaire et pertinent de donner aux gestionnaires directs l’ensemble des moyens nécessaires pour qu’ils soient en mesure d’assurer leurs fonctions.

Au delà de la formation de base à la création des comités, au cours de laquelle :

  • le rôle de chaque membre (président, secrétaire, trésorier…) est expliqué et où sont clairement notifiées les tâches d’entretien de routine à réaliser – voir également descriptif des tâches des agents hydrauliques et outils associés – ,
  • ils sont sensibilisés, ainsi que le reste de la communauté, à l’importance de la cotisation

Au delà également de l’appui et du contrôle apporté par l’ACEAH :

  • lors de l’exercice récurrent de réalisation du Budget Annuel avec l’ACEAH
  • + les visites régulières du même ACEAH pour des diagnostics de:
    • l’état des systèmes,
    • de l’organisation du comité,
    • pour une évaluation de la mise en oeuvre de précédentes recommandations,
    • plus de nouveaux conseils quant aux mesures à prendre pour entretenir l’ouvrage, ou quant à une gestion financière, sur la communication et la transparence à adopter vis-à-vis des autres usagers, la manière de résoudre les conflits… ;

Les équipes d’Inter Aide ont conçu des outils et des approches pour pallier de manière encore plus concrète aux lacunes principales identifiées des comités (face également aux limites habituelles – niveau d’alphabétisation, manque de motivation, manque de transparence, détournement d’argent, perte de confiance des usagers, etc.),

La figure ci-dessous montrent les degrés de compétences (et besoins de renforcement proportionnels) en fonction des différentes tâches relatives au fonctionnement des Comités Eau.difficultés des comitésCe qui en termes de formations plus approfondies se traduit par former les associations d’usagers à :

  • Comprendre les principaux aspects de la « vie associative » (rôles des différents organes, règles de fonctionnement, renouvellement des membres, tenue des comptes, planification des échéances budgétaires, transparence AG, etc.) ;
  • Clarifier et sécuriser les circuits financiers (éviter les risques de détournement d’argent en versant systématiquement les cotisations sur un compte sécurisé) ;
  • Comprendre et améliorer la répartition des tâches entre les différents organes (le Bureau prépare, le Conseil d’Administration valide, l’Assemblée Générale approuve) et les différents membres impliqués dans la gestion financière (relations entre Comités de Borne Fontaine et Trésorier notamment) ;
  • Vérifier les recettes et dépenses conformément aux prévisions établies ;
  • Effectuer des bilans comptables et comprendre l’importance d’arrêter les comptes à un instant « t » avant d’établir un nouveau BA ;
  • Améliorer la transparence envers les usagers à travers les AG et le rapportage au niveau de la commune.

Ces différents aspects peuvent être inscrits dans un fonctionnement cyclique annuel du Comité Eau (Plan de Travail Annuel – PTA, terme déjà employé dans les administrations à Madagascar), dans lequel au moins  2 AG sont planifiées annuellement et précédées de phase de préparation des documents comptables par le Bureau du Comité Eau et validation des comptes par le Conseil d’Administration (= Bureau + Conseillers).

Toutes ces améliorations méthodologiques relatives au renforcement des capacités des Comités Eau vont aussi de pair avec la formation et l’accompagnement des ACEAH qui doivent évidemment maîtriser tous ces aspects pour être en mesure d’appuyer les Comités Eau.

Un document de formation – en lien ci-dessous – intitulé « Aide à la gestion administrative et financière des Comités Eau – Outils et méthodes » a été élaboré. Traduit en langue malgache, il est destiné à l’usage des formateurs (animateurs, ACEAH) des Comités Eau.
OUTILS_CE_v3

Sensibiliser les communautés au paiement de l’eau

La maintenance des ouvrages mène inévitablement à des investissements pour l’entretien des infrastructures, entre les pièces à changer ou par exemple les brosses à acheter pour nettoyer les plateformes.

Il n’est pas facile pour les communautés de passer d’un accès à l’eau gratuit, via le point d’eau traditionnel, et d’avoir par la suite à payer – ne serait-ce qu’une cotisation minime – pour une eau, certes de qualité et saine d’un ouvrage aménagé, mais pour lequel il faut s’organiser pour collecter de l’argent (en tout transparence).

L’affiche suivante présente de manière illustrée ce qui justifie cet effort et vulgarise la notion de service. Elle est utilisée pour expliquer aux usagers des points d’eau pourquoi participer financièrement,et qu’elle est la plus-value de disposer d’une équipe au sein de la commune (qui est le maître d’ouvrage) qui pourra les aider à:

  • diagnostiquer les besoins en maintenance sur leurs ouvrages,
  • les appuyer pour mettre les actions en œuvre,
  • les épauler pour établir des budgets d’entretien

affiche cotisation au service

L’affiche est téléchargeable via ce lien : 03_La participation frais service eau_VF

Etablir un budget d’entretien des ouvrages hydrauliques

La nécessité de payer pour le service qu’est l’accès à l’eau devient concret pour les usagers quand ils se rendent compte des dépenses à mettre en oeuvre. C’est en ayant connaissance de la nature de ces dépenses et en étant capable de déterminer les montants que l’entretien peut représenter, leurs fréquences, qu’ils vont pouvoir mesurer l’investissement à engager.

Ainsi, les Agents Communaux de l’Eau, de l’Assainissement et de l’Hygiène – ACEAH – sont formés par les équipes d’Inter Aide à épauler les comités eau pour formuler chaque année leur budget de maintenance pour l’année prochaine.

photo ACEA budget

ACEAH de Mahambo, Pascal, récapitulant avec un comité eau les dépenses à prévoir pour l’année à venir.

Connaissant le nombre de cotisants, le montant total du Budget Annuel peut être ramené à un montant de cotisation à collecter.

 Ce budget annuel est constitué de rubriques intégrant:

  • Les dépenses pour l’équipement nécessaire à l’entretien (outils, consommables tel que savon…)
  • Les dépenses liées aux opérations d’entretien récurrentes (pièces à changer)
    • sur les différentes bornes fontaines
    • sur les parties communes : captage, réservoirs, autre ouvrages (boîtes de répartition)
      • Ces dépenses incluent les indemnités des réparateurs (agents hydrauliques notamment)
  • Les dépenses de fonctionnement du comité eau (stylos, papeterie, frais liés aux locaux, frais liés aux réunions – transports, repas…)
  • Une cotisation au Service Communal de l’EAH : part de la cotisation récurrente pour chaque village et contribuant au financement de la rémunération de l’ACEAH et autres frais de fonctionnement du service communal.

Les ACEAH sont équipés de formats et de posters pour illustrer ces dépenses et aider à l’estimation de ces budgets annuels (posters adaptés suivant les ouvrages : captages/bornes fontaines – en exemple ci-dessous – ou puits) voir lien vers ces outils ci-dessous.

format BA

Les montants moyens des BA pour un système avec 5 bornes fontaines sont d’environ 450 000 Ar (soit près de 110 euros), pour environ 1 000 usagers, ce qui représente une cotisation de près de 2 000 Ar (50 cents d’euros) par an, dont 500 Ar de cotisation au SCEA.

Voir article suivant pour comprendre quel mécanismes sont mis en oeuvre pour que le reste des usagers soient informés de l’utilisation qui est faite de leurs cotisations et que soit mis en place une communication transparente.

Comment les comités peuvent être transparent vis-à-vis des autres usagers des points d’eau par rapport aux cotisations collectées et l’utilisation de l’argent

A l’issu de l’exercice de planification budgétaire annuelle, le comité convie le reste de la communauté pour présenter :transparence 1

  • – les résultats des prévisions de dépenses,
  • – le montant qui a été décidé pour la cotisation des usagers pour l’année à venir,
  • – réexpliquer ce à quoi a été utilisé l’argent collecté l’année passée et justifier ces dépenses.

transparence 2L’ACEA est présent pour organiser et animer cette réunion.

C’est une des occasions où les usagers peuvent s’exprimer sur l’organisation de la gestion et donner leur point de vue.

L’ACEA peut arbitrer les discussions.

Les Agents Hydrauliques

AH

Deux Agents Hydrauliques nettoyant une boîte de captage

Ce sont des villageois qui ne font pas partie directement de l’association d’usagers ou du comité-eau, mais qui interviennent pour l’entretien de routine des ouvrages.

Inter Aide en forme deux par système d’adduction (en cas d’indisponibilité de l’un d’eux).

Ils sont rémunérés à la tâche par le comité-eau (et via la cotisation des usagers). Ces tâches concernent les interventions récurrentes liées au nettoyage de la boîte de captage, l’inspection des lignes, les petites réparations, les petits travaux de plomberie au niveau des bornes fontaines.

Un contrat définit clairement les engagements respectifs des AH et comités eau et explique quelle doit être leur organisation et travail.