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Le rôle de la commune dans la Maîtrise d’Ouvrage

Selon l’article 41 du code de l’eau de 1999 les communes sont les maîtres d’ouvrages.

Mais que signifie être maître d’ouvrage ?

MO

inspiré du  »Mémento sur la gestion des infrastructures d’accès à l’eau à l’usage des équipes communales » – et – du guide pS-Eau  »Renforcer la commune dans l’organisation des services d’eau potable et d’assainissement ».


plan et etud

Le chapitre concernant l’EAH dans le Plan Communal de Développement est une premier outil qui matérialise et concrétise ce que la commune a identifié comme priorités et plan d’action…


réaliser
Les équipes communales (à savoir, l’ACEAH et le Maire ou son représentant) sont impliqués lors des réalisations de nouveaux ouvrages au cours d’étapes clés, correspondant aux différentes assemblées générales au niveau des villages, qui sont dans l’ordre chronologique :

1/ La présentation et le démarrage du projet ; (Maire + ACEAH)

2/ La création du Comité Eau ; (ACEAH)

3/ L’élaboration du 1er budget annuel ; (ACEAH)

4/ La restitution des données sociales et techniques récoltées lors des études préliminaires ; (Maire + ACEAH)

5/ L’ouverture de chantier ; (Maire + ACEAH)

6/ Le suivi technique et financier avant réception provisoire ; (ACEAH)

7/ La réception provisoire ; (Maire + ACEAH)

8/ L’élaboration du 2e budget annuel ; (ACEAH)

9/ Le suivi technique et financier avant réception définitive ; (ACEAH)

10/ La réception définitive. (Maire + ACEAH)


exploiter

Les ouvrages sont construits suivant des normes techniques pour pouvoir durer. Mais ce n’est pas une fin en soi : les ouvrages doivent être entretenus et maintenus.
Pour cela, des gestionnaires délégués sont mis en place.
Le rôle de la commune est alors d’encadrer les gestionnaires et de vérifier qu’ils font bien leur travail. La commune exerce un contrôle technique & financier :

exploiter détails

Détails des rôles d’un maître d’ouvrage pour ce qui concerne la gestion des infrastructures – issu du mémento à l’usage des équipes des communes rurales de Madagascar.

Le STEAH est le service technique qui peut épauler la commune dans l’exercice de ces missions.

Inter Aide vulgarise  ces notions auprès des maires et de leurs collaborateurs, les éclaire quant à ce que représente concrètement leurs responsabilités, et les appuie à mettre en place des STEAH. Si au départ ce sont des structures embryonnaires, l’objectif est de progressivement les professionnaliser.

Qu’est-ce qu’un STEAH ?

Le Service Technique de l’Eau, de l’Assainissement et de l’Hygiène constitue comme son nom l’indique, le personnel technique en charge de représenter l’équipe communale pour piloter les affaires liées :

  • au contrôle des gestionnaires des ouvrages et au suivi de l’état des infrastructures (ce qui implique aussi leur apporter appui-conseil),
  • au contrôle de la bonne utilisation de l’argent du service,
  • à la sensibilisation et l’information des usagers,
  • à la conservation des informations liées aux dossiers EAH,

L’ACEAH est l’agent de ce service, il est les yeux et les oreilles de l’équipe de la mairie et se fait le lien entre usagers <-> gestionnaires <-> équipe communale.

extrait memento STEAH

Extrait du mémento sur la gestion des infrastructures d’accès à l’eau à l’usage des équipes communales.

Par ailleurs, il apporte son soutien à la commune (et contribue lui-même) pour la coordination des activités et des acteurs du secteur EAH.
Il est également présent en amont pour l’accompagnement et le suivi lors de nouvelles réalisations.

Le diagnostic : l’outil principal de suivi des infrastructures et de leur gestionnaires

Pour avoir une vision d’ensemble des ouvrages il y a d’abord la photographie d’ensemble que constitue le Plan Communal de Développement et son volet EAH. C’est ce qui détermine les actions et la politique de la commune par rapport aux enjeux qui y sont identifiés. Il est normalement mis à jour tous les deux ans.

Mais pour ce faire, l’ACEAH doit déjà être en mesure de connaître l’état de l’ensemble du parc d’ouvrages de la commune. Ceci passe donc par des visites fréquentes et exhaustives. Mais avant tout, ces visites de diagnostic à échéance régulière sont surtout l’occasion  de remobiliser les comités, de les rappeler à leurs prérogatives, d’anticiper des actions à entreprendre pour éviter une dégradation des ouvrages.

Le diagnostic constitue l’élément externe déclencheur pour une prise de conscience.
Par un état des lieux complet que ce soit:

  • Franklin

    exemple de Francklin,voir plus loin

    au niveau de l’état de l’infrastructure en elle-même,

  • mais également au niveau de la façon dont cela est géré par l’association d’usagers (cohésion du comité, connaissance des tâches et compétences, transparence vis-à-vis des autres usagers…),
  • des moyens que le comité et les agents hydrauliques se donnent pour mettre en oeuvre des actions correctives (argent collecté, renouvellement des budgets annuels, stock d’outils et de pièces de rechange…),

l’ACEAH peut relever les choses qui sont à améliorer, apporter des conseils (quelle technique adoptée, quelle personne à contacter, combien cela va coûter, où se procurer telle pièce, etc…) et surtout établir des recommandations et un plan d’action.
Des contre-visites sont ensuite réalisées pour suivre la mise en oeuvre de ces recommandations.

Un outil-clé de l’ACEAH est son cahier de diagnostic qui lui permet d’une part de noter ses observations suivant une liste de rubriques et une check-list récurrente , et d’autre part d’y faire référence d’une visite à l’autre et suivre ainsi les évolutions.

principe cahier diag

principe du cahier à marge fixe et moitié de pages pour suivre les observations et recommandations d’une visite à l’autre

extrait cahier ACEAH

…et dans sa version terrain en malgache

Organisation du travail de l’ACEAH

Savoir mener un diagnostic est un prérequis essentiel, cela sous entend :

  • avoir les compétences techniques pour identifier les problèmes et proposer des solutions,
  • poser les bonnes questions,
  • établir un bon relationnel avec les comités pour collaborer avec eux, leur expliquer les choses, récolter les informations;
  • bien comprendre les relations entre parties impliquées et savoir dénouer des conflits éventuels.

Mais l’ACEAH doit également être en mesure de :

  • Planifier ses visites et les contre-visites pour vérifier la mise en application des recommendations,
  • Se souvenir d’une visite à l’autre des consignes laissées et être en mesure d’établir des priorités entre chaque situation, comités et problèmes identifiés, et ce afin :
    • de hiérarchiser ses visites de contrôle,
    • d’informer le reste de l’équipe communale et leur donner une vision d’ensemble synthétique,

      outils plan ACEAH

      exemples d’outils de l’ACEAH pour planifier ses visites et se rappeler des bilans des précédentes. De tels tableaux affichés dans le local STEAH permet aussi au reste de l’équipe communale de suivre les activités du STEAH et d’avoir une vision globale de la situation des ouvrages.

  • d’archiver et classer les informations et dossiers relatifs aux ouvrages, comités, contrats etc.
archivage

Le classement des dossiers ne doit pas être négligé par l’ACEAH pour qu’il puisse rapidement retrouvé des informations.

carto STEAH

Disposer d’une carte est aussi un moyen efficace pour visualiser la situation d’ensemble des ouvrages et planifier, organiser les visites.

La professionnalisation des ACEAH et des STEAH

Dans le cadre de son appui – en parallèle de formations méthodologiques, de la création d’outils, de la vulgarisation des textes de lois – Inter Aide encourage les communes à mettre en oeuvre plusieurs démarches pour structurer progressivement les STEAH et leurs agents, dont :

  • l’établissement d’un Règlement Communal EAH entérinant la politique de la commune en la matière et définissant les statuts et missions du STEAH,
    disponible également dans sa version en malgache
  • la mise en place du service se fait par délibération du Conseil puis par voie d’arrêté émis par la mairie,
  • la nomination des ACEAH se fait par un recrutement officiel, sur la base d’une fiche de poste précise définissant ses responsabilités,
  • la commune doit établir un budget et un plan de travail annuel dédiés au secteur EAH, incluant le financement du STEAH et la rémunération de son agent technique, et doit suivre ce budget (dépenses, recettes) et faire des rapports financier au niveau du district pour contrôle de légalité – voir partie financement du STEAH.

Financer le STEAH

Le bon fonctionnement et la pérennité du Service entraînent des frais non négligeables :

  • La rémunération de l’ACEAH (salaire et indemnisation par missions)
  • l’équipement de l’ACEAH (outils, vélo et entretien, bottes et vêtements de travail)
  • les fournitures (papeterie, photocopies, etc.) et le mobilier du local
  • le budget pour l’organisation de réunions (atelier bilan communal, réflexions sur la politique de l’eau et de l’assainissement, etc.) : local, papeterie, déplacements, repas…
  • les frais d’ouverture du compte d’épargne au sein de l’organisme de micro-crédit (OTIV)

En plus de ces coûts majoritairement récurrents, il peut être décidé d’investir pour financer des réhabilitations ou l’extension des infrastructures.

Pour ce faire, les recettes dont peut disposer le SCEA sont les suivantes :

financement STEAH

Bilan des comptes et d’activités du STEAH

Tous les ans est organisé un atelier communal animé par l’ACEAH,  avec les représentants de la Commune, de la Mairie, des Fokontany concernés et des représentants des Comités Eau. C’est l’occasion pour les acteurs du STEAH de communiqueret de faire passer des informations. C’est également un moment  important pour réaliser en toute transparence un bilan et un état des lieux général de la situation de l’Eau et l’Assainissement et de l’Hygiène dans la Commune , ainsi que du fonctionnement du service  :

  1. Bilan sur le taux de desserte en eau potable / du fonctionnement des réseaux, puits / couverture en latrines ;
  2. Bilan sur les taux de recouvrement des budgets des comités / récapitulatif des comptes par comité ;
  3. Vulgarisation du code de l’Eau et des réglementations du secteur
  4. Synthèse annuelle des activités de l’ACEAH et du STEAH : conclusions des évaluations des comités, bilan des diagnostics et actions entreprises ;
  5. Bilan financier des dépenses et recettes du STEAH.
ACEA Ambohibe bilan

ACEAH de la commune d’Ambohibe commentant le bilan des finances des comités pour 2013

affiche bilan

exemple d’affiche utilisé lors d’un bilan communal à Ambohibe pour présenter la situation financière des comités d’usagers de la commune (s’en suit un bilan financier du STEAH).

La formation des comités eau ou associations d’usagers

contrat de délégation de gestionLes Communes sont selon le code de l’eau les maîtres d’ouvrage des infrastructures hydrauliques. La délégation de gestion doit donc être officialisée et cadrée par un contrat avec le gestionnaire. Dans les zones rurales où Inter Aide intervient, où la gestion est communautaire, un contrat est établit entre chaque comité et l’équipe communale concernée.

Cf. modèle sur le site Pratiques
www.interaide.org/pratiques/sites/default/files/5_contrat_de_delegation_de_gestion_cr_kr_francais_2013_finale.pdf

Les Comités Eau sont le premier échelon de la gestion et maintenance des ouvrages. Si l’expérience montre qu’il est nécessaire qu’il existe une entité externe pour appuyer les comités eau, les suivre et les redynamiser – ce qui justifie l’existence du STEAH, représenté par l’ACEAH – il reste néanmoins nécessaire et pertinent de donner aux gestionnaires directs l’ensemble des moyens nécessaires pour qu’ils soient en mesure d’assurer leurs fonctions.

Au delà de la formation de base à la création des comités, au cours de laquelle :

  • le rôle de chaque membre (président, secrétaire, trésorier…) est expliqué et où sont clairement notifiées les tâches d’entretien de routine à réaliser – voir également descriptif des tâches des agents hydrauliques et outils associés – ,
  • ils sont sensibilisés, ainsi que le reste de la communauté, à l’importance de la cotisation

Au delà également de l’appui et du contrôle apporté par l’ACEAH :

  • lors de l’exercice récurrent de réalisation du Budget Annuel avec l’ACEAH
  • + les visites régulières du même ACEAH pour des diagnostics de:
    • l’état des systèmes,
    • de l’organisation du comité,
    • pour une évaluation de la mise en oeuvre de précédentes recommandations,
    • plus de nouveaux conseils quant aux mesures à prendre pour entretenir l’ouvrage, ou quant à une gestion financière, sur la communication et la transparence à adopter vis-à-vis des autres usagers, la manière de résoudre les conflits… ;

Les équipes d’Inter Aide ont conçu des outils et des approches pour pallier de manière encore plus concrète aux lacunes principales identifiées des comités (face également aux limites habituelles – niveau d’alphabétisation, manque de motivation, manque de transparence, détournement d’argent, perte de confiance des usagers, etc.),

La figure ci-dessous montrent les degrés de compétences (et besoins de renforcement proportionnels) en fonction des différentes tâches relatives au fonctionnement des Comités Eau.difficultés des comitésCe qui en termes de formations plus approfondies se traduit par former les associations d’usagers à :

  • Comprendre les principaux aspects de la « vie associative » (rôles des différents organes, règles de fonctionnement, renouvellement des membres, tenue des comptes, planification des échéances budgétaires, transparence AG, etc.) ;
  • Clarifier et sécuriser les circuits financiers (éviter les risques de détournement d’argent en versant systématiquement les cotisations sur un compte sécurisé) ;
  • Comprendre et améliorer la répartition des tâches entre les différents organes (le Bureau prépare, le Conseil d’Administration valide, l’Assemblée Générale approuve) et les différents membres impliqués dans la gestion financière (relations entre Comités de Borne Fontaine et Trésorier notamment) ;
  • Vérifier les recettes et dépenses conformément aux prévisions établies ;
  • Effectuer des bilans comptables et comprendre l’importance d’arrêter les comptes à un instant « t » avant d’établir un nouveau BA ;
  • Améliorer la transparence envers les usagers à travers les AG et le rapportage au niveau de la commune.

Ces différents aspects peuvent être inscrits dans un fonctionnement cyclique annuel du Comité Eau (Plan de Travail Annuel – PTA, terme déjà employé dans les administrations à Madagascar), dans lequel au moins  2 AG sont planifiées annuellement et précédées de phase de préparation des documents comptables par le Bureau du Comité Eau et validation des comptes par le Conseil d’Administration (= Bureau + Conseillers).

Toutes ces améliorations méthodologiques relatives au renforcement des capacités des Comités Eau vont aussi de pair avec la formation et l’accompagnement des ACEAH qui doivent évidemment maîtriser tous ces aspects pour être en mesure d’appuyer les Comités Eau.

Un document de formation – en lien ci-dessous – intitulé « Aide à la gestion administrative et financière des Comités Eau – Outils et méthodes » a été élaboré. Traduit en langue malgache, il est destiné à l’usage des formateurs (animateurs, ACEAH) des Comités Eau.
OUTILS_CE_v3

Sensibiliser les communautés au paiement de l’eau

La maintenance des ouvrages mène inévitablement à des investissements pour l’entretien des infrastructures, entre les pièces à changer ou par exemple les brosses à acheter pour nettoyer les plateformes.

Il n’est pas facile pour les communautés de passer d’un accès à l’eau gratuit, via le point d’eau traditionnel, et d’avoir par la suite à payer – ne serait-ce qu’une cotisation minime – pour une eau, certes de qualité et saine d’un ouvrage aménagé, mais pour lequel il faut s’organiser pour collecter de l’argent (en tout transparence).

L’affiche suivante présente de manière illustrée ce qui justifie cet effort et vulgarise la notion de service. Elle est utilisée pour expliquer aux usagers des points d’eau pourquoi participer financièrement,et qu’elle est la plus-value de disposer d’une équipe au sein de la commune (qui est le maître d’ouvrage) qui pourra les aider à:

  • diagnostiquer les besoins en maintenance sur leurs ouvrages,
  • les appuyer pour mettre les actions en œuvre,
  • les épauler pour établir des budgets d’entretien

affiche cotisation au service

L’affiche est téléchargeable via ce lien : 03_La participation frais service eau_VF